DEFINISI DAN KONSEP PENGURUSAN
PENGENALAN
Konsep-konsep pengurusan sebenarnya telah bermula sejak zaman purba lagi seperti zaman Mesir kuno, Zaman Jahiliyyah dan sebagainya. Secara umumnya, konsep pengurusan yang menjadi amalan organisasi pada masa kini boleh kita bahagikan kepada tiga kategori iaitu :
a. Konsep Pengurusan Islam
b. Konsep Pengurusan Barat
c. Konsep Pengurusan Jepun
Konsep Pengurusan Islam
Sebagaimana yang kita maklum, sistem pengurusan Islam adalah lengkap dan sistematik di mana ia berpandukan kepada Al-Quran dan As-Sunnah. Prinsip pengurusannya jelas, penyusunan dan perancangan pengurusan yang teratur, pengawasan yang meyeluruh dan terperinci, dan motivasi yang mempunyai asas yang kukuh untuk mendapat keredhaan Allah SWT dan tidak semata-mata kebendaan dan keduniaan sahaja
Definisi Pengurusan Islam
Di dalam pengurusan Islam , terdapat beberapa sarjana-sarjana Islam telah mengutarakan definisi pengurusan. Di antaranya :
a) Ahmad Ibrahim Abu Sin
Pengurusan sebagai satu kajian ilmiah terhadap bakat dan kebolehan serta kemahiran seseorang menjadi pengurus.
b) Profesor Syed Othman Alhabshi
Pengurusan merupakan suatu proses mendapat dan mencantumkan sumber-sumber kewangan, modal, tenaga manusia dan sebagainya untuk mencapai matlamat organisasi sama ada dalam bentuk barangan atau perkhidmatan.
c) Muhammad A. Al-Buraey
Pengurusan merupakan penyelarasan tenaga manusia untuk mencapai matlamat kelompok sebagai makhluk sosial yang perlu berinteraksi antara satu sama lain.
Matlamat dan Objektif Pengurusan Islam
Di antara matlamat dan objektif pengurusan Islam ialah :-
a) Menjalankan tugas yang telah diamanahkan oleh Allah dengan adil dan memelihara perhubungan yang baik sesama insan.
b) Memakmurkan mukabumi ini dengan cara yang diredhai.
c) Melaksanakan syariah Islam iaitu ibadat, muamalat dan hukum-hukum Islam yang lain.
d) Mencari keredhaan Allah walaupun ketika berurusan dalam hal-hal duniawi.
e) Memastikan bahawa Islam itu sentiasa lebih tinggi darjatnya daripada hal-hal lain.
Prinsip-prinsip Pengurusan Islam
Tiga prinsip pengurusan Islam yang penting ialah:-
Demokrasi
Syura
Delegasi
Demokrasi
Demokrasi ialah jaminan hak individu untuk bertindak bagi mendapat dan mempertahankan hak. Namun demikian Islam menekankan kewajipan tentang memelihara hak masyarakat. Islam menjamin hak individu dan masyarakat secara serentak dengan mewajibkan setiap individu bersifat benar, jujur, ikhlas, amanah, bertanggungjawab dan adil dalam pengurusan. Umat Islam mesti menjauhkan diri dari sifat-sifat mazmumah seperti bohong, mungkir janji, mengampu dan sebagainya.
Syura
Prinsip syura dalam pengurusan merangkumi perundingan, perbincangan dan mesyuarat dengan kakitangan bagi memastikan peluang penyertaan diberi kepada setiap ahli organisasi untuk memberikan pendapat bagi mencapai keputusan bersama. Prinsip ini akan memperkukuhkan lagi demokrasi, sifat amanah, benar dan ikhlas dalam diri individu.
Delegasi
Delegasi atau agihan dan penyerahan tugas dilakukan mengikut kemahiran, kelayakan dan minat seseorang di dalam memangku tugas yang diberikan oleh pihak pengurusan atau ketua. Orang yang diberi kuasa ini bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas dan membuat keputusan dengan amanah tetapi tanggungjawab sepenuhnya masih disandang oleh pihak pengurusan.
Ciri-ciri Pengurusan Islam
Ciri-ciri Umum :-
a) Ikatan yang erat antara pengurusan dengan masyarakat. Ikatan itu ialah akhlak, nilai masyarakat dan perubahan masyarakat yang berasaskan akhlak.
b) Pergolakan dan perubahan ekonomi yang memberikan kepuasan fisiologi, individu, ekonomi dan kebendaan.
c) Kemanusiaan dan kerohanian. Ia menghormati hakikat kemanusiaan sebagai insane yang terlibat dengan pengurusan mengikut keupayaan akal, fizikal dan jiwa.
d) Menentukan tugas dan tanggungjawab. Mematuhi dan menghormati kuasa, peraturan undang-ndang rasmi serta carta organisasi dan bukannya melakukan tingkahlaku pengurusan yang baik kerana mengharapkan ganjaran pahala.
Ciri-ciri Khusus
a) Pengurusan Islam merupakan sebahagian daripada sistem masyarakat bagi menentukan matlamat hidup dan hubungan masyarakat dan hubungan manusia dengan manusia, manusia dengan Allah, manusia dengan masyarakat dan hubungan manusia dengan alam. Pentadbiran dan pengurusan dalam Islam termasuk dalam lingkungan ibadat sebagaimana dijelaskan oleh Allah s.w.t di dalam Al-Quran:
“Katakanlah : Sesungguhnya sembahyangku, hidupku dan matiku hanya untuk Allah tuhan semesta alam”.
(Surah Al-An’am : 6:162)
b) Islam menjelaskan bahawa pekerjaan dan jawatan khususnya di dalam pengurusan dianggap sebagai suatu amanah dan tanggungjawab seperti yang dijelaskan di dalam Al-Quran yang bermaksud :
“Sesungguhnya Allah s.w.t menyuruh kamu menyampaikan amanah kepada yang berhak menerimanya dan (menyuruh kamu) apabila menetapkan hukum di antara manusia supaya kamu menetapkan dengan adil”.
(Surah An-Nisa : 4:58)
Konsep Pengurusan Barat
Pengurusan Barat lahir kerana wujudnya falsafah ekonomi rasional yang mana ia bergantung kepada kemampuan akal semata-mata. Di mana penekanan ia menjurus ke arah memaksimumkan produktiviti, kualiti dan keuntungan.
Bagi menjelaskannya, kita akan meninjau pengurusan Barat dari aspek definisi, Sistem dan ciri-ciri nya.
Definisi Pengurusan Barat
Di antara definisi-definisi pengurusan yang dihuraikan oleh sarjana-sarjana Barat ialah :
a) Hilgert dan Leonard
Pengurusan merupakan suatu proses di mana kerja-kerja dapat dilaksanakan dengan mengembeling sumber manusia serta membimbing dan memberi motivasi kepada usaha-usaha mereka ke arah pencapaian objektif organisasi.
b) Boone dan Kurtz
Pengurusan ialah usaha-usaha pencapaian objektif organisasi melalui sumber manusia dan sumber teknikal dengan cara yang paling efektif.
c) Gitman dan McDaniel
Pengurusan sebagai suatu proses mengkoordinasikan sumber manusia dengan sumber-sumber lain dalam sesebuah organisasi bagi mencapai tujuan dan matlamat organisasi tersebut.
d) Wagner dan Hollenback
Pengurusan ialah suatu proses perancangan, pelaksanaan, pengarahan dan kawalan perlakuan organisasi
Sistem Pengurusan Barat
Salah satu sistem pengurusan yang berkesan di barat ialah menggunakan konsep Management By Walking Around (MBWA) yang merangkumi :-
a) Galakan interaksi di antara peringkat atasan dengan pekerja bawahan dalam pengurusan dengan tujuan untuk melahirkan sikap kerjasamma dan kesungguhan pekerja serta meningkatkan produktiviti organisasi.
b) Menyampaikan maklumat dan mewujudkan komunikasi yang jelas antara pihak pengurusan atasan dengan pekerja.
c) Membuat keputusan dalam hal keusahawanan, menyelesaikan masalah, agihan sumber manusia dan sumber alam dan sebagai perunding.
Ciri-ciri Pengurusan Barat
Pakar-pakar pengurusan barat telah menyenaraikan ciri-ciri pengurusan yang dinamis seperti berikut :-
a) Ramalan
Pihak pengurusan dapat membuat ramalan sesuatu hal yang akan datang untuk kemajuan organisasi dan membuat persediaan serta jangkaan sebab dan akibatnya.
b) Pengorganisasian
Pihak pengurusan memperkukuhkan organisasi dengan menyusun struktur, agihan, penyerahan kuasa dan mengeratkan hubungan kemanusian antara pihak pengurusan dengan pekerja.
c) Pimpinan
Pihak pengurusan membuat keputusan, menghadkan perhubungan, meningkatkan motivasi, pemilihan, penempatan tenaga kerja dan pembangunan atau latihan serta penambahan tenaga kerja.
d) Pengawalan
Untuk menjaga perkihdmatan cemerlang dan pengurusan berkualiti, pihak pengurusan sentiasa mengadakan kawalan mutu perkhidmatan dan pengeluaran. Penilian dan pengukuran dilakukan dari masa ke semasa untuk mengenalpasti kelemahan dan mencadangkan pembaikan.
e) Perancangan Bertindak
Pihak pengurusan membuat perancangan jangka pendek dan jangka panjang untuk mencapai matlamat organisasi secara sistematik dari segi teori dan amali.
Konsep Pengurusan Jepun
Falsafah pengurusan Jepun adalah lebih mirip kepada golongan petani yang lebih mementingkan kerjasama, kerja berpasukan, saling bergantung, bekerja kuat, bergantung kepada musim, bertapak di sesuatu tempat, memerlukan perancangan rapi, suka meniru dan membaiki ciptaan orang lain. Falsafah pengurusan Jepun di atas adalah untuk mencapai kemajuan korporat yang abadi dan menjamin keamanan negara, masyarakat Jepun dan dunia.
Konsep pengurusan Jepun mempunyai tiga ciri utama iaitu :-
a) Pengurusan berorientasikan manusia (people oriented management ) iaitu pekerjaan adalah untuk seumur hidup pekerja di mana ganjaran dan penghargaan diberikan kepada mereka yang paling lama berkhidmat.
b) Keharmonian, penyesuaian dan membuat keputusan di mana pihak pengurusan mengutamakan keharmonian dengan pekerja dan sentaisa meningkatkan kerjasama. Semangat pekerja sentiasa tinggi kerana mereka terlibat dalam membuat keputusan.
c) Sikap terhadap pekerja yang mengutamakan dedikasi, kualiti, displin, inovatif, ketaatan dan etika.
Perbandingan Konsep-konsep Pengurusan Islam, Barat dan Jepun
Perbezaan yang besar wujud di antara falsafah dan matlamat pengurusan barat dan Jepun dengan Islam di mana matlamat pengurusan barat dan Jepun hanya mementingkan dunia semata-mata manakala pengurusan Islam menggandingkan urusan dunia seiring dengan urusan akhirat.
Pengurusan Islam berasaskan kepada nilai yang pasti mendapat keredhaan Allah yang berpandukan sumber Al-Quran dan Al-Sunnah dengan mengambilkira nilai kemanusiaan dan kemasyarakatan. Kejayaan dunia dan akhirat merupakan matlamat pengurusan Islam.
Pengurusan barat lebih menjurus ke arah memaksimumkan produktiviti, kualiti dan keuntungan dalam mencapai kemajuan dan kejayaan. Pengurusan barat mementingkan kelakuan atau gelagat bermoral atau beretika mengikut keadaan tempat dan masa manakala hal yang berkaitan dengan agama dianggap peribadi.
Kemajuan dan kejayaan di dunia serta pengembangan kuasa merupakan matlamat akhir dalam pengurusan barat.
Pengurusan Jepun mementingkan konsep kerja sejak lahir hingga mati di mana mereka berlumba-lumba untuk mencapai kejayaan dan keuntungan sebanyak mungkin yang hanya bersifat sementara.
FUNGSI PENGURUSAN
PENGENALAN
Pengurusan merupakan satu proses sosial. Telah banyak percubaan untuk menganalisis elemen-elemen proses pengurusan ini dan didapati banyak perubahan dan perbezaan di antara pakar dengan pakar lain. Oleh itu, kesepakatan telah diwujudkan oleh UNESCO di dalam menentukan elemen-elemen pengurusan yang dianggap sesuai.
Antara elemen-elemen pengurusan ialah :
i. Perancangan
ii. Penyusunan
iii. Kepimpinan
iv. Kawalan.
Elemen-elemen pengurusan akan berlaku dengan lebih cekap dan efektif apabila sumber-sumber di dalam pengurusan seperti tenaga manusia, kewangan, bahan mentah dan teknologi dapat disediakan dalam melaksanakan matlamat organisasi .
FUNGSI-FUNGSI PENGURUSAN
Jika kita perhatikan, pengurusan dilihat sebagai satu proses yang melibatkan fungsi keempat-empat elemen tersebut. Fungsi-fungsi elemen inilah yang menentukan berjaya atau tidak sesuatu organisasi ke arah mencapai matlamat organisasi.
a) Merancang
Merancang ialah satu proses yang berterusan dalam menentukan apa yang perlu dibuat pada masa hadapan iaitu matlamat organisasi dimana ia perlu membuat persediaan in advance laluan yang perlu diikuti. Ia melibatkan perkara-perkara kritikal seperti dasar organisasi, objektif prosidur dan polisi.
Kepentingan merancang di dalam organisasi adalah bagi
Mengenalpasti bagaimana organisasi mendapatkan dan menggunakan sumber
Mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan
Mengawal aktiviti-aktiviti pengurusan dengan berkesan
b) Pengorganisasian
Pengorganisasian ialah satu proses penyusunan dan pengagihan, autoriti dan sumber manusia dan bukan sumber manusia dalam menjalankan aktiviti pengurusan untuk mencapai matlamat pengurusan.
c) Memimpin
Memimpin didefinisikan sebagai proses mempengaruhi, memberi panduan dan memberi motivasi kepada pekerja untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti dalam mencapai matlamat organisasi.
d) Mengawal
Mengawal ialah langkah-langkah kawalan dan menilai prestasi dan mengambil tindakan pembetulan jika berlaku kesalahan agar matlamat organisasi dapat dicapai.
Empat elemen penting dalam proses pengawalan dalam fungsi pengurusan iaitu :
a) Menetapkan piawai prestasi
b) Mengukur prestasi semasa
c) Membandingkan prestasi semasa dengan piawai yang ditetapkan
d) Mengambil langkah pembetulan sekiranya berlaku kesalahan
KONUMIKASI DALAM PENGURUSAN
PENGENALAN
Komunikasi merupakan perkara yang amat penting bagi sesebuah organisasi. Tanpa satu sistem komunikasi yang berkesan, akan menyebabkan proses perancangan sesebuah organisasi tidak akan dapat berjalan dengan lancar dan teratur bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan. Oleh itu ia merupakan nadi yang menghidupkan perjalanan sesebuah organisasi.
Komunikasi adalah proses pertukaran dan pemindahan maklumat dari individu atau satu pihak kepada seseorang atau pihak lain menerusi simbol-simbol yang bermakna.
KEPERLUAN KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN
Kita perlu memahami bahawa keberkesanan komunikasi akan melancarkan perjalanan perancangan ke arah mencapai matlamat sesebuah organisasi. Kesemua fungsi-fungsi elemen proses pengurusan akan disalingkaitkan melalui komunikasi. Dengan itu, komunikasi merupakan satu aspek penting bagi memastikan organisasi dapat berfungsi seperti yang diharapkan.
Secara khususnya, kepentingan keperluan komunikasi itu dapat kita senarai seperti berikut :
a) Pencapaian Objektif
Dalam komunikasi, pengurus dapat mempengaruhi pekerja mengubah kelakuan, minat dan kerjasama untuk bekerja dan mencapai matlamat organisasi melalui kaedah lisan, bertulis, mekanikal dan simbolik.
b) Pengumpulan Maklumat dan Penyebaran Maklumat
Melalui komunikasi, organisasi akan dapat memperolehi banyak maklumat yang diperlukan seperti pengetahuan teknologi, latihan kerja, kewangan dan sebagainya. Ini bertujuan agar usaha menyusun strategi ke arah bagaimana hendak berfungsi secara cekap dan berkesan.
c) Alat Kawalan
Komunikasi berupaya mengawal tingkah laku ahli-ahli dalam beberapa cara seperti memo, senarai tugas, surat pekeliling dan sebagainya.
d) Dorongan
Komunikasi juga turut berperanan dari segi perkembangan dan pertumbuhan dorongan dengan menjelaskan kepada pekejra-pekerja terhadap tindakan yang perlu dilakukan, prestasi yang mesti ditunjukkan dan langkah-langkah untuk meningkatkan prestasi.
e) Proses Pengambilan Kerja
Proses pengambilan pekerja baru melibatkan komunikasi dari awal hingga akhir. Misalnya, melalui komunikasi bertulis dan iklan, calon dipilih melalui borang-borang permohonan jawatan.
f) Latihan
Fungsi komunikasi jelas sebagai media utama yang digunakan untuk melatih pekerja sesebuah organisasi seperti latihan sambil kerja, arahan kerja dan syarahan. Ini akan mewujudkan keberkesanan dan kelicinan dalam latihan.
g) Hubungan Kerja
Secara formal atau tidak, semua aktiviti kerja memerlukan interaksi antara satu sama lain. Maka perlunya komunikasi dalam menjalankan tugas masing-masing supaya bersama-sama menuju pencapaian satu matlamat.
h) Membuat Keputusan
Dalam membuat keputusan, mesyuarat dan perbincangan adalah perlu. Alternatif yang dipersetujui dari mesyuarat dan perbincangan akan disebarkan kepada seluruh ahli organisasi. Kesemua aktiviti ini akan melibatkan komunikasi.
i) Penilaian Prestasi
Bagi tujuan bimbingan, latihan dan pembaikan, pengurus perlu menjalankan penilaian prestasi ke atas mutu dan gaya kerja pekerjanya. Kedua-dua pihak perlu mengetahui maklumat ini bagi kebaikan bersama. Ini hanya boleh dilakukan melalui kemonukasi agar sesuatu tujuan hasrat tercapai.
j) Keselamatan Pekerja
Aspek komunikasi turut memainkan peranannya dalam menentukan keselamatan pekerja. Kemalangan di tempat kerja boleh dikurangkan melalui amaran-amaran bertulis, lisan dan simbol tertentu. Kesan akhirnya ialah organisasi dapat menjimatkan kos dan memudahkan pengurusan organisasi.
k) Penyelesaian Masalah
Komunikasi juga turut berperanan menyelesaikan sesuatu masalah organisasi. Apabila timbul ketegangan dalam organisasi, pihak pengurusan dan pekerja boleh bekerjasama untuk menyelesaikannya samada melalui dialog, perbincangan, mesyuarat dan sebagainya. Kata sepakat hanya dapat diperolehi setelah komunikasi yang baik dilaksanakan.
PROSES KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN
Komunikasi merupakan satu proses atau aliran yang boleh digambarkan dalam bentuk model komunikasi yang abstrak. Dalam proses komunikasi, tiga elemen asas dalam proses komunikasi iaitu :
a) Sumber (penghantaran)
b) Maklumat (mesej)
c) Penerima
Oleh itu, jika salah satu elemen proses komunikasi tidak beroperasi dengan baik, maka komunikasi dalam erti kata sebenar tidak akan wujud. Proses komunikasi sebenarnya bertujuan supaya sesuatu maklumat yang kabur menjadi lebih jelas dan berkesan apabila melalui proses komunikasi yang betul.
Model komunikasi dalam pengurusan secara ideal dalam pengurusan mempunyai elemen-elemen yang tertentu. Elemen-elemen tersebut ialah :
a) Penyampai maklumat (Enkodan)
b) Penerima maklumat (Dekodan)
c) Mesej
d) Saluran maklumat (Channel)
e) Maklumbalas (Feedback)
a) Penyampai Maklumat ( Enkodan)
Pengirim ialah sumber dimana punca kepada maklumat yang memulakan proses komunikasi. Ia akan memilih mesej dan perantaraan yang hendak disampaikan seperti tulisan, lisan dan bahasa badan. Seterusnya pengirim akan menkodkan mesej bagi tujuan penghantaran kepada penerima.
Enkodan merupakan proses penterjemahan sesuatu illusi atau pemikiran kepada bentuk atau media seperti bertulis atau lisan yang membawa maksud yang ingin disampaikan. Terdapat lima prinsip yang membantu ketepatan dalam proses enkodan iaitu relevan, mudah, organisasi atau tersusun, ulangan dan fokus.
b) Penerima Maklumat (Dekodan)
Penerima ialah individu atau pihak yang menerima maklumat. Maklumat yang diterima akan dekodan mesej yang dihantar.
Proses dekodan ialah proses menafsirkan mesej kepada bentuk yang mudah difahami oleh penerima.
c) Mesej
Mesej ialah simbol-simbol seperti secara lisan, bertulis atau bahasa badan yang melambangkan maklumat dihantar oleh pengirim kepada penerima.
d) Saluran Maklumat
Saluran maklumat membenarkan proses komunikasi melaluinya yang bergantung kepada keselesaan dan kesesuaian persekitaran. Contohnya, bersemuka, telefon, pesanan dan rangka kerja.
e) Maklumbalas
Maklumbalas akan berlaku apabila mesej yang diterima oleh penerima memberi tindakbalas kepada pengirim. Tindakbalas ini boleh berlaku dalam dua keadaan, iaitu :
a) secara langsung seperti percakapan ringkas yang menyatakan mesej telah diterima.
b) tidak secara langsung seperti kualiti kerja yang ditunjukkan.
KESIMPULAN
Secara umumnya , proses komunikasi amat perlu dalam melaksanakan fungsi elemen-elemen pengurusan. Ini bermakna pengurus memerlukan maklumat yang tepat sebelum membuat sebarang keputusan yang melibatkan individu atau kumpulan. Situasi ini memerlukan komunikasi yang efektif sebelum membuat sebarang keputusan kepada pihak lain.
MONTIVASI DALAM PENGURUSAN
PENGENALAN
Di dalam pengurusan, aktiviti motivasi memainkan peranan penting dalam peningkatan produktiviti kerja sesebuah organisasi. Ini adalah kerana motivasi diperlukan untuk mempengaruhi gelagat individu untuk mencapai prestasi kerja yang cemerlang dan kepuasan bekerja.
Adalah sukar untuk mendefinisikan motivasi secara tepat kerana teori motivasi yang berbeza membincangkan dan menjelaskan motivasi dengan cara yang berbeza-beza tentang mengapa dan bagaimana manusia dimotivasikan. Contohnya, mengapa dan bagaimana pekerja yang bermotivasi untuk bekerja? Ada yang menjawab berdasarkan rasionaliti ekonomi, atau proses psikologi secara sedar dan sebagainya.
Robbins memberikan definisi motivasi sebagai kesanggupan untuk menghasilkan tingkat usaha yang tinggi bagi mencapai matlamat organisasi, dengan syarat adanya keupayaan usaha untuk memuaskan sesetengah keperluan individu.
Secara umumnya, motivasi merupakan satu proses yang kompleks yang melibatkan perasaan dalaman dan luaran induvidu yang akan merangsangkan dan mengarahkan tindakan secara berterusan untuk mencapai matlamat.
KEPERLUAN MOTIVASI DALAM PENGURUSAN
Daripada pendedahan umum definisi motivasi di atas, bolehlah kita nyatakan bahawa teori-teori motivasi boleh dikategorikan kepada dua jenis utama :
a) Teori-teori proses
Iaitu penerangan mengenai motivasi yang menekankan kepada aspek bagaimana individu dimotivasikan.
b) Teori-teori kandungan
Ia menerangkan mengenai motivasi yang menekankan kepada ciri-ciri dalaman yang terdapat pada manusia. Ia memfokuskan kepada pentingnya untuk memahami tentang keperluan manusia dan bagaimana keperluan ini dapat dipenuhi.
Teori-teori motivasi tersebut di atas, menghuraikan keperluan yang terdapat motivasi dalam pengurusan hasil dari hipotesis dan pemerhatian terhadap individu.
Di antaranya , Abraham Maslow dalam teorinya, Teori Motivasi Maslow , menghuraikan lima tingkat keperluan motivasi yang diperlukan oleh manusia iaitu:
a) Keperluan Fisiologi
Keperluan asas manusia untuk terus hidup seperti perlindungan, makanan dan minuman, udara kesekesaan dan lain-lain.
b) Keperluan Keselamatan
Bertujuan untuk mengelakkan induvidu daripada perkara-perkara yang menjejaskan masa depan seperti kesihatan, keamanan dan lain-lain.
c) Keperluan Sosial
Berhubung dengan penerimaan kumpulan atau masyarakat terhadap seseorang induvidu seperti persahabatan, kasih sayang dan lain-lain.
d) Keperluan Esteem
Tercetus apabila ketiga-tiga keperluan di atas dipenuhi. Ini akan mewujudkan penghargaan diri, penghormatan dan lain-lain.
e) Keperluan Aktualisasi Diri
Keperluan terakhir sebagai pencapaian seseorang induvidu seperti potensi diri, bebas, kreativiti dan lain-lain.
PROSES MOTIVASI DALAM PENGURUSAN
Dalam teori keperluan matlamat, motivasi akan berlaku apabila induvidu merasakan adanya keperluan dan akhirnya diterjemahkan dalam bentuk tingkah laku yang membantu tingkah laku matlamat berlaku bagi mengurangkan perasaan terhadap keperluan tersebut.
Secara teorinya, proses motivasi berlaku apabila tingkah laku matlamat dapat mengurangkan perasaan terhadap keperluan
Teori ini menjelaskan, sekiranya pengurus ingin berjaya dalam usaha memotivasikan pekerja, mereka mestilah memahami keperluan peribadi pekerja. Ini bermakna jika pengurus menawarkan ganjaran yang tidak berkaitan dengan keperluan peribadi pekerjanya, menyebabkan pekerja tersebut tidak akan bermotivasi.
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PENGENALAN
Manusia merupakan aset terpenting kepada setiap organisasi tidak kira samada ianya sebuah syarikat besar atau kecil, organisasi kerajaan atau swasta atau pertubuhan sukarela.
Persoalannya, kriteria manusia macam manakah yang diperlukan oleh sesebuah organisasi. Jawapannya, mestilah kita berkehendakkan manusia yang berkualiti tinggi dan produktif supaya mereka dapat memberi sumbangan kepada pencapaian organisasi.
Definisi Pengurusan Sumber Manusia
Dua perkara penting dalam unit ini yang perlu kita ketahui ialah pengurusan sumber manusia dan sumber manusia adalah dua perkara yang berbeza.
a) Sumber manusia
Bagi sesebuah organisasi adalah merupakan semua staf yang merangkumi pekerja dan pengurus yang terdapat di dalam organisasi tersebut.
Sumber manusia merupakan sumber terpenting di dalam sesebuah organisasi, di mana mereka ini menawarkan bakat, pengetahuan, kemahiran dan pengalaman kepada organisasi. Tanpa sumber manusia , organisasi tidak akan dapat bergerak malah tidak akan wujud.
b) Pengurusan sumber manusia
Boleh ditakrifkan sebagai suatu sistem yang komprehensif dan bersepadu bagi mengurus tenaga kerja secara efektif dalam usaha untuk mencapai matlamat organisasi.
Pengurusan sumber manusia adalah tugas semua pengurus. Setiap pengurus akan terlibat dalam pengurusan sumber manusia. Walaubagaimanapun, tugas yang berhubung dengan sumber manusia dikoordinasikan oleh pengurus sumber manusia atau dikenali sebagai pengurus personel.
Secara spesifik lagi, pengurusan sumber manusia melibatkan usaha-usaha pemilihan , pengambilan, pengekalan, pemberhentian, pembangunan dan penggunaan sumber manusia dengan cara yang betul dalam sesebuah organisasi.
Keperluan Pengurusan Sumber Manusia
a) Peranan Pengurus Sumber Manusia
Pengurus sumber manusia dalam sesebuah organisasi terlibat dalam memastikan kelicinan perjalanan sumber manusia di mana mereka berperanan dalam :
a) Memberi perkhidmatan dan membantu pengurus lini dalam pengurusan sumber manusia. Pengurus sumber manusia terlibat dalam proses pengrekrutan , pemilihan, orientasi dan latihan pekerja, penyimpanan rekod pekerja dan lain-lain aktiviti personel. Fungsi di atas akan dapata membantu pengurus lini dalam menyedia dan mengurus sumber manusia dengan lebih berkesan.
b) Menyediakan khidmat nasihat kepada pengurus lini yang berkaitan dengan sumber manusia dengan memberikan khidmat nasihat yang berkaitan dengan masalah-masalah displin pekerja, ganjaran, motivasi, pengrekrutan dan lain-lain fungsi yang berkaitan dengan sumber manusia atau tenaga buruh.
c) Mengawal aktiviti-aktiviti yang berhubung dengan sumber manusia dalam organisasi agar ia lebih seragam dengan memastikan semua pengurus mematuhi peraturan-peraturan organisasi ataupun kerajaan dalam proses pengambilan pekerja, pemberian pampas an, latihan, kenaikan pangkat dan sebagainya. Jabatan ini juga akan membentuk prosedur-prosedur yang berhubung dengan pengurusan sumber manusia seperti prosedur persaraan, pampasan, pembuangan pekerja dan sebagainya yang akan dijadikan panduan pengurus-pengurus lain dalam organisasi.
b) Proses Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan sumber manusia melibatkan keseluruhan organisasi, namun demikian jabatan sumber manusia atau personel diberi tanggungjawab khusus dalam mendapat, mengekal dan membangunkan tenaga kerja. Tanggungjawab asas pengurusan sumber manusia adalah perancangan, pengrekrutan, pemilihan, orientasi, latihan, penilaian prestasi, memberi ganjaran, kenaikan pangkat, pertukaran pekerja, turun pangkat dan perpisahan.
Perancangan Sumber Manusia
Perancangan sumber manusia perlu untuk menganalisis situasi pekerjaan sekarang dan masa depan dan membentuk strategi untuk memenuhi keperluan sumber manusia dan organisasi.
Perancangan sumber manusia adalah satu proses dimana pengurus akan merancang tenaga kerja berdasarkan matlamat dan strategi organisasi. Ini bermakna perancangan sumber manusia berkisar kepada empat persoalan pokok iaitu :
Di mana kita hendak berada ?
Di mana kita sekarang ?
Bagaimana kita hendak sampai ke tempat yang kita hendak berada ?
Bagaimana prestasi kita sekarang?
Daripada persoalan tersebut, dapatlah kita nyatakan beberapa peringkat proses yang perlu diketahui di dalam perancangan sumber manusia iaitu :
a) Ramalan Sumber Manusia
Keperluan sumber manusia dari segi kuantiti (bilangan pekerja) dan kualiti (pengetahuan dan kemahiran) yang diperlukan oleh organisasi diramalkan. Pengurus sumber manusia juga akan membuat jangkaan bagi pekerja-pekerja yang akan bersara, dinaikkan pangkat dan yang akan meninggalkan organisasi.
b) Inventori Sumber Manusia
Inventori sumber manusia bertujuan untuk menentukan dan menilai sumber manusia dari segi bilangan, pengetahuan dan kemahiran yang sedia ada dalam organisasi. Ia tediri daripada rekod-rekod dan maklumat yang berkaitan dengan pekerja. Bagi memudahkan kerja pengurusan tenaga manusia, inventori ini hendaklah sentiasa dikemaskini.
c) Membandingkan Ramalan dengan Inventori
Inventori sumber manusia yang sedia ada akan membolehkan pengurus membuat perbandingan dan memadankan personel (dalam bentuk kualiti dan kuantiti) dengan personel yang diperlukan pada masa hadapan.
d) Membentuk Program Sumber Manusia
Setelah membandingkan ramalan dan inventori sumber manusia pengurus akan mewujudkan program-program yang perlu bagi memenuhi keperluan organisasi seperti pengrekrutan, pemilihan, latihan dan lain-lain program yang bersesuaian.
PENSTAFAN DALAM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PENGENALAN
Penstafan merupakan salah satu proses pengurusan yang melibatkan proses pengambilan pekerja, pemilihan, orientasi, penilaian prestasi, pertukaran tugasan, pampasan organisasi dan penamatan.
Proses Penstafan
proses penstafan berlaku yang akan membantu organisasi memperkemaskan pengurusan sumber manusia.
Pengambilan Pekerja
Pengambilan merupakan satu proses mengenalpasti dan menarik minat calon yang berkelayakan untuk mengisi jawatan yang kosong di dalam organisasi melalui aktiviti-aktiviti pengiklanan dan lawatan ke kampus pengajian. Proses pengambilan pekerja dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti :-
a) Peraturan kerajaan
b) Polisi syarikat
c) Permintaan dan penawaran buruh
d) Kemahiran dan kelulusan
Manakala calon-calon pekerja yang sesuai untuk sesuatu jawatan kosong di dalam organisasi boleh diperolehi dari sumber-sumber berikut:-
a) Sumber dalaman iaitu pekerja yang sedang bekerja dengan organisasi sekarang.
b) Sumber luaran iaitu individu-individu di luar organisasi seperti di sekolah-sekolah, institusi pengajian tinggi, jabatan buruh , organisasi swasta dan orang perseorangan.
Kaedah yang biasa digunakan untuk mengambil pekerja ialah melalui :-
a) Permohonan dan temuduga terus dari calon secara walk in atau write in.
b) Maklumat atau pengiklanan melalui pekerja.
c) Memaklumkan kepada agensi-agensi tertentu seperti jabatan buruh dan lain-lain.
d) Membuat pengiklanan menerusi media cetak dan media elektronik.
Pemilihan
Pemilihan merupakan proses untuk memilih calon yang terbaik daripada sejumlah calon-calon yang memohon untuk mengisi kekosongan jawatan pada sesuatu masa yang tertentu. Prosedur pemilihan pekerja adalah seperti berikut:-
a) Borang permohonan
Calon-calon yang berminat akan mengisi borang permohonan kerja yang mengandungi maklumat peribadi, mengemukakan resume dan salinan sijil-sil berkaitan yang disahkan.
b) Ujian untuk proses pemilihan
Ujian-ujian tertentu seperti ujian kecerdasan, ujian bakat dan ujian personaliti dijalankan dalam proses pemilihan.
c) Temuduga
Calon-calon yang berjaya melepasi dua prosedur pemilihan di atas akan dipanggil untuk ditemuduga supaya pihak pengurusan dapat memperolehi maklumat yang terperinci mengenai kelayakan calon. Manakala calon pula akan memperolehi maklumat berkaitan dengan syarikat.
d) Semakan rujukan
Pengurus akan mendapatkan maklumat tambahan calon daripada orang-orang yang tertentu yang dimaklumkan oleh calon dalam permohonan.
e) Pemeriksaan Kesihatan
Calon-calon yang berjaya disyaratkan untuk menjalani pemeriksaan kesihatan sebelum dibenarkan bekerja untuk memastikan tahap kesihatan calon memenuhi keperluan.
f) Tawaran pekerjaan
Calon-calon yang berjaya melepasi prosedur pemilihan di atas akan menerima surat tawaran pekerjaan.
Orientasi
Orientasi merupakan proses untuk memperkenalkan, menyesuaikan dan membudayakan pekerja baru dengan suasana pekerjaan organisasi. Orientasi bertujuan untuk :-
a) Menghasilkan pengharapan tugas yang realistik
b) Menambahbaik produktiviti melalui pelaksanaan tugas dengan sempurna.
c) Menjimatkan masa dan usaha dalam menyelia dan melatih pekerja baru.
d) Membaiki kedudukan pekerjaan dengan peningkatan keyakinan diri
e) Mengurangkan konflik di kalangan pekerja lama.
Latihan dan Pembangunan
` Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha yang berterusan yang diberikan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja. Latihan merupakan usaha-usaha untuk meningkatkan kemahiran pekerja atau menumpukan kepada perkara-perkara yang berkaitan dengan kerja yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak pekerja dan syarikat. Keperluan latihan kepada pekerja dikenalpasti melalui :-
a) Penilaian prestasi.
b) Analisis keatas keperluan pekerjaan.
c) Analisis organisasi.
d) Pandangan pekerja.
Jenis-jenis latihan yang biasa dilaksanakan ialah :-
a) Latihan sambil bekerja
b) Latihan di luar tempat kerja
c) Latihan intensif
d) Latihan penginstitusian yang dikendalikan oleh profesional dari institusi khusus.
Pembangunan pula merupakan program-program yang menekankan aspek kepimpinan , produktiviti dan isu-isu organisasi yang bertujuan untuk memberi pengetahuan tentang konsep-konsep teoritikal, untuk memperkayakan organisasi melalui program sumber manusia serta menyedarkan pengurus terhadap tanggungjawab mereka. Diantara beberapa contoh pembangunan yang biasa dilaksanakan ialah :-
a) Latihan formal yang diadakan di bilik darjah dengan waktu yang ditetapkan mengikut kurikulum tertentu.
b) Latihan formal off job seperti seminar atau bengkel yang dilaksanakan oleh institusi latihan.
c) Pusingan tugas iaitu bertukar dari satu penempatan/kedudukan ke penempatan/ kedudukan lain.
d) Development Position iaitu menempatkan pengurus yang kurang mahir bersama pengurus yang lebih mahir untuk sementara waktu.
Penilaian prestasi
Penilaian prestasi merupakan suatu proses yang sistematik bagi menilai kekuatan dan kelemahan pekerja. Penilaian prestasi bertujuan untuk :-
a) Memberi maklumbalas kepada pekerja berhubung dengan prestasi kerja mereka.
b) Menyediakan langkah tertentu untuk membantu pekerja meningkatkan prestasi.
c) Memberi asas kepada pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja.
d) Memberi maklumat berhubung dengan keberkesanan aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan pembanguna pekerja.
e) Memberi maklumat kepada pengurus tentang kualiti sumber manusia yang ada untuk tujuan pertumbuhan atau pembesaran organisasi.
Penilaian prestasi boleh dibahagikan kepada dua kategori:
a) Penilaian tidak formal: proses memberi maklumbalas yang berpanjangan kepada pekerja tentang apakah yang dicapai oleh mereka setakat ini dan penilaian ini dilakukan setiap hari.
b) Penilaian formal: dilakukan setiap dua tahun seklai ataupun setahun sekali.
Tugas dan tanggungjawab untuk menilai prestasi pekerja dilakukan oleh pengurus terdekat. Walau bagaimanapun penilaian juga boleh dilakukan oleh sekumpulan pengurus dan sekumpulan rakan sekerja seseorang pekerja.
Kaedah penilaian yang biasa digunakan untuk menilai prestasi pekerja adalah :-
a) Senarai semakan (checklist) – cara yang termudah untuk menilai prestasi dengan berdasarkan kepada senarai
b) Graphic rating scales – alat yang paling popular diguanakan dan boleh dikatakan sebagai senarai semakan yang lebih terperinci.
c) Behaviourally anchored rating scales (BARS) – cara yang lebih menumpukan kepada perkara yang sepatutnya dilakukan oleh pekerja daripada menumpukan kepada ciri-ciri peribadi.
d) Essay appraisal – satu esei yang mencirikan kelemahan, kekuatan, gelagat dan prestasi pekerja.
e) Model MBO – teknik penilaian yang kompleks hasil daripada penerimaan program-program MBO.
Pertukaran Tugas
Pertukaran tugas bermaksud pekerja akan dipindahkan dari tugas asal ke suatu tempat tertentu sama ada disebabkan kenaikan pangkat, diturunkan pangkat atau ditukarkan ke tempat lain.
Pampasan organisasi
Pampasan organisasi merupakan sebarang bentuk ganjaran yang diterima oleh pekerja daripada organisasi kerana sumbangan yang mereka berikan. Ganjaran-ganjaran yang diterima terdiri daripada gaji dan upah, kenaikan gaji, bonus, insentif dan lain-lain yang berkaitan dengan kewangan.
Objektif sistem pampasan adalah untuk memberikan ganjaran kepada pekerja secara adil dan setimpal dengan usaha mereka dan sebagai daya tarikan untuk mengekalkan kerja yang cekap dan efektif.
Pampasan terdiri daripada dua bentuk iaitu pampasan kewangan dan faedah organisasi. Pampasan kewangan adalah seperti pencen, insuran , pendidikan, percutian dan pelbagai kemudahan sampingan termasuk rawatan pergigian dan cuti bersalin.
Pampasan dalam bentuk faedah organisasi terbahagi kepada dua iaitu berbentuk kewangan seperti insuran keselamatan dan cuti bergaji. Manakala faedah yang bukan berbentuk kewangan adalah untuk meningkatkan kualiti hidup pekerja seperti cuti bersalin, cuti melanjutkan pelajaran, pusat perkhidmatan kanak-kanak dan perkhidmatan kaunseling.
Penamatan
Penamatan bermaksud pekerja meninggalkan organisasi yang disebabkan oleh perletakkan jawatan, dibuang kerja, bersara atau meninggal dunia.
Kesan Penstafan Terhadap Organisasi
a) Pihak pengurusan boleh membuat pilihan ke atas calon yang layak dan yang diperlukan.
b) Pihak pengurusan boleh membuat pilihan calon yang terbaik dari kalangan pemohon untuk mengisi kekosongan jawatan pada masa tertentu
c) Pekerja-pekerja baru dapat bekerja dengan lebih baik dan selesa melalui proses orientasi.
d) Kemahiran pekerja dapat ditingkatkan melalui program-program latihan yang diadakan.
e) Ciri-ciri kepimpinan dan kemahiran yang ada pada pekerja dapat membantu dalam peningkatan produkriviti organisasi.
KEMAHIRAN & LATIHAN DALAM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PENGENALAN
Latihan merupakan satu proses memberi dan menambahkan pengetahuan untuk meningkatkan kualiti sumber manusia.
Terdapat beberapa cara untuk mengenalpasti keperluan latihan untuk pekerja sesebuah organisasi diantaranya :
a) penilaian prestasi
b) analisis ke atas keperluan pekerja
c) analisis organisasi
d) pandangan pekerja
Kemahiran ialah kebolehan yang khusus di dalam sesuatu bidang. Kemahiran boleh dikategorikan kepada dua bentuk iaitu:
a) Kemahiran teknik seperti kemahiran dalam bidang kejuruteraan, pengeluaran, kewangan dan pemasaran yang mana bidang ini memerlukan latihan sebelum dapat menjalankan pekerjaan.
b) Kemahiran pengurusan adalah kebolehan mengurus yang berkaitan dengan proses pengarahan, penyelarasan dan pengawasan pekerjaan orang lain.
KEPERLUAN PENINGKATAN KEMAHIRAN DAN LATIHAN
Kenapa kita perlukan peningkatan kemahiran dan latihan ?
Sebenarnya latihan dan kemahiran dapat mempengaruhi atau merubah gelagat pekerja menjadi lebih produktif dan seterusnya dapat memberi sumbangan ke arah pencapaian matlamat organisasi . Disamping itu , ia juga dapat meningkatkan kemahiran atau kebolehan seseorang pekerja.
Sebelum sesuatu latihan diadakan, pihak pengurusan mestilah menentukan bidang kemahiran yang perlu diterapkan kepada pekerja di dalam organisasi.
Contohnya :
Nikkey merupakan pekerja baru sebagai Pembantu Teknik di sebuah syarikat pemasangan barang-barang elektrik , perlu diberi kursus atau latihan yang berkaitan supaya beliau dapat memahami organisasi dan perjalanan syarikat dan tugas-tugasnya sebagai Pembantu Teknik .
Keperluan latihan bukan hanya penting untuk pekerja-pekerja baru, malah ianya perlu berterusan agar kecekapan dan keberkesanan kerja dapat dipertingkatkan.
CARA-CARA MENGENALPASTI KEPERLUAN LATIHAN
Setelah kita mengenalpasti keperluan-keperluan latihan dalam sumber pengurusan manusia seperti yang dinyatakan di atas, kita akan menghuraikannya cara-cara mengenalpasti keperluan latihan tersebut.
a) Penilaian Prestasi
Apa yang anda tahu tentang penilaian prestasi ? Ia merupakan proses yang sistematik bagi menilai kekuatan dan kelemahan pekerja dalam melakukan kerjanya.
Daripada penilaian prestasi yang dijalankan, kita akan dapat mengambil langkah-langkah yang boleh meningkatkan prestasi kerja
b) Analisis ke atas Keperluan Pekerjaan
Kenapa kita perlu membuat analisis keperluan pekerjaan ? Analisis ini perlu dilaksanakan untuk memastikan kemahiran dan kebolehan yang ada pada setiap pekerja bersesuaian dengan tugas yang diberikan kepadanya. Jika tidak, latihan perlu diberikan kepada pekerja tersebut bagi meningkatkan kemahiran dan dapat melaksanakan tugas dengan lebih berkesan.
c) Analisis Organisasi
Pihak atasan boleh menentukan keperluan latihan dengan mengambilkira perancangan jangka panjang organisasi yang telah dibuat.
Contohnya :-
Sebuah syarikat minuman kordial mempunyai strategi untuk mengeluarkan produk baru iaitu makanan bijian berasaskan kacang tanah dalam masa 3 tahun dari sekarang, pengurusan syarikat tersebut sudah pasti akan mengkaji atau mengenalpasti kemahiran yang diperlukan oleh pekerja yang terlibat dalam pengeluaran produk tersebut. Oleh yang demikian latihan yang berkaitan boleh dirangka dan diberikan kepada pekerja yang berkenaan.
d) Pandangan Pekerja
Organisasi boleh mendapat maklumbalas daripada pekerja dengan lebih jelas tentang jenis-jenis latihan yang diperlukan untuk menghasilkan kerja dengan lebih berkesan.
Contohnya :-
Pegawai Eksekutif A boleh memaklumkan kepada pihak atasan tentang keperluannya terhadap kemahiran menggunakan komputer atau kemahiran komunikasi
JENIS-JENIS LATIHAN
Selepas mengenal pasti siapakah yang patut menerima latihan, pengurus kemudiannya perlu menentukan bentuk-bentuk latihan yang sesuai dengan keperluan individu dan pekerjaan.
Terdapat beberapa jenis latihan yang biasa dilaksanakan:-
a) Latihan sambil bekerja (On Job Training)
b) Latihan yang dibuat di luar tempat kerja seperti di pusat pengajian, bengkel/seminar anjuran organisasi atau organisasi lain.
c) Latihan intensif yang dilaksanakan di satu tempat yang berhampiran dengan tempat kerja.
d) Latihan penginstitusian yang dikendalikan oleh profesional dari institusi khusus untuk program latihan.
PENGURUSAN PROJEK
PENGENALAN
Antara elemen-elemen dalam pengurusan projek yang berikut :-
a) Perancangan dan kitar kawalan dalam pengurusan projek.
b) Pembangunan pelan projek
c) Perlaksanaan pelan projek
d) Pemantauan kemajuan projek
e) Kawalan projek
f) Integrasi kos
g) Penjadualan maklumat dan nilai dapatan
h) Membuat laporan dan taklimat
PERANCANGAN DAN KITAR KAWALAN
Tujuan perancangan projek adalah untuk menentukan kaedah yang akan digunakan untuk merancang sesuatu projek. Walau bagaimanapun, kejayaan sesuatu perancangan adalah bergantung kepada pengetahuan tentang prosedur yang sedia ada dan kebolehan untuk memilih kaedah yang paling menguntungkan. Untuk memastikan kejayaan sesuatu perancangan, ia bergantung kepada keputusan yang memerlukan pengumpulan sebanyak mungkin maklumat-maklumat tentang bahan, mesin, tenaga manusia, kewangan dan masa.
a) Bahan
Di antara aspek-aspek yang perlu dititikberatkan ialah :
Kuantiti masa
Penghantaran bahan
Jenis bahan yang digunakan dan menempatkannya
b) Tenaga manusia ( pekerja )
Dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu projek, memerlukan tenaga kerja yang mencukupi untuk menyiapkan sesuatu projek. Projek mungkin tidak akan dilaksanakan tanpa tenaga kerja.
c) Mesin
Mesin atau alat jentera diperlukan dalam melaksanakan sesuatu projek. Ia diperolehi melalui pembelian peralatan atau penyewaan.
d) Kewangan
Kewangan adalah penting dan perlu diambil kira dalam melaksankan sesuatu projek. Biasanya syarikta yang mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh akan diberi mandat untuk menyiapkasan sesutu projek. Kewangan akan melibatkan kos di mana, menilai kos dari mula pembinaan hinggalah selesai seperti kos pembinaan, gaji pekerja, penyewaan mesin dan sebagainya.
e) Masa
Pemilik biasanya menginginkan tarikh permulaan , tarikh penyiapan dan tarikh penting yang lain yang terdapat di dalam dokumen tawaran. Had masa juga telah ditetapkan untuk menyiapkan sesuatu projek.
PEMBANGUNAN PELAN PROJEK
Proses pembangunan pelan projek bermula daripada penerimaan dokumen-dokumen kontrak dan akan menyediakan senarai-senarai aktiviti yang terdiri daripada aktiviti pengeluaran dan aktiviti perolehan.
a) Aktiviti Pengeluaran
Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk membangunkan sesuatu projek berdasarkan sumber setiap aktiviti. Daripada senarai aktiviti rangkaian pembangunan projek disediakan. Rangkaian ini akan memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai pelan asas untuk melaksanakan kerja-kerja projek.
b) Aktiviti Perolehan
Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitkan dengan kos projek yang memerlukan analisa selanjutnya. Masa perlaksanaan untuk sesuatu pembangunan pelan projek berkait rapat dengan sumber yang diperlukan. Semakin pendek masa untuk perlaksanaan, semakin banyak keperluan sumber. Dengan itu aktiviti yang berkos tinggi mungkin dipanjangkan masa perlaksanaannya dan mengakibatkan pengurangan dari segi kos dan sumber.
PERLAKSANAAN PELAN PROJEK
Perlaksanaan pelan projek merangkumi perkara-perkara berikut :-
a) Konsep projek
Sesuatu projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana dan kecil. Ia boleh jadi terhad kepada satu sektor yang khusus atau merentasi beberapa sektor. Walau bagaimanapun, semua projek mempunyai beberapa ciri yang sama.
b) Matlamat yang segera
Sesuatu projek lebih menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan dengan tujuan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak dan yang sudah dikenalpasti.
c) Tidak berulang-ulang
Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam sesebuah organisasi atau agensi kerajaan. Projek-projek pembangunan biasanya diuruskan oleh badan-badan yang ditubuh khas untuk mengendalikan aktiviti-aktiviti projek yang tertentu supaya tiada pertindihan.
d) Ketidakpastian
Walaupun sesuatu projek kelihatan jelas dari segi objektif dan perlaksanaannya, sebenarnya semua projek mengalami masalah ketidakpastian. Masalah ini berkaitan dengan adanya kemungkinan penyesuaian perlarasan yang perlu dibuat ke atas rekabentuk teknikal, ekonomi atau pengurusannya.
PEMANTAUAN KEMAJUAN PROJEK
Pemantauan projek perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran. Pemantauan sesuatu projek dibuat dengan maklumat sasaran dan keluaran dicatat untuk dibuat perbandingan. Selepas itu satu pembetulan rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana dan sebagainya.
a) Pemantauan kemajuan
Sebaik sahaja maklumbalas dari tapak didapati, penilaian data perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran. Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada keputusan yang dibuat dan kepakaran dalam membuat penjadualan. Penilaian dibuat berdasarkan keluaran hasil kerja berbanding dengan sasaran, seterusnya peratus pencapaian dibuat berdasarkan perkara ini.
b) Tindakan pembetulan
Selepas tindakan penilaian dibuat ke atas sesuatu projek, suatu rancangan pembetulan perlu dibuat bagi mencapai matlamat sasaran sepenuhnya. Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana alam dan sebagainya. Satu jadual perancangan dan sasaran kerja perlu disediakan semula sekiranya berlakuperubahan pada penjadualan.
KAWALAN PROJEK
Sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika tiada pengawalan yang sistematik. Kawalan merupakan proses untuk mengawal sesuatu perlaksanaan sesuatu projek. Pengawalan yang terancang boleh dilaksanakan dengan cara yang ekonomi, mengenalpasti had masa penjadualan dan mengambil kira sumber-sumber yang boleh diperolehi.
Kawalan yang baik dan terancang perlu mencerminkan kerja yang tepat dan dapat dilaksanakan bersesuaian dengan perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan. Ini membolehkan sebarang perubahan kerja dari penjadualan dapat dikesan, dinilai dan dikawal.
Di antara aspek pengawalan projek yang perlu diambilkira ialah :-
a) Tahap Kawalan
b) Ciri-ciri tahap kawalan
c) Menyediakan jadual sasaran
d) Mengawasi projek
e) Penilaian dan peramalan
f) Tempoh kawalan pengemasakinian
g) Tempoh masa pengemaskinian
INTEGRASI KOS
Kos yang terlibat di dalam pelaksanaan projek boleh dibahagikan kepada beberapa kategori seperti bekalan tenaga fizikal, penggunaan tenaga buruh, pembelian atau penyewaan tanah yang melibatkan pembayaran cukai dan sebagainya. Kos-kos tersebut perlulah dinilai dengan masa yang akan menentukan pendapatan yang sewajarnya diperolehi.
Penentuan kos adalah penting dalam melaksanakan sesuatu projek. Kos yang tidak mencukupi akan mempengaruhi perjalanan sesuatu projek yang mungkin akan mengakibatkan projek terbengkalai. Perancangan kos yang teliti perlu bagi mengelakkan kerugian kepada syarikat. Di antara perkara-perkara yang penting semasa membuat perancangan kos ialah :-
a) Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang-barang, penyewaan mesin atau pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.
b) Kesan perubahan jangkamasa di mana pengusaha-pengusaha diperlukan.
c) Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya kerugian atau risiko-risiko lain.
d) Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam melaksanakan sesuatu projek.
e) Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos jika berlaku pertambahan tempoh yang melibatkan kos pembayaran gaji pekerja dan sebagainya.
PENJADUALAN MAKLUMAT DAN NILAI DAPATAN
Setelah menerima maklumbalas dari tapak, pihak penjadualan akan menilai data dan menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang telah ditetapkan. Kepakaran penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan bergantung kepada keptusan yang akan dibuat. Kebanyakan daripada keputusan akan dibuat oleh pihak penjadualan, tetapi kebiasannya sesetengah maklumat tersebut perlu diberi kepada pihak pengurusan peringkat yang lebih tinggi untuk dinilai.
Proses penilaian biasanya dimulai dengan penghasilan jadual-jadual daripada maklumat yang telah diperolehi. Penjadual akan memeriksa output yang diperolehi daripada komputer ataupun pejabat. Sebarang kelewatan output akan dibuat perbandingan tarikh mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan tamat yang telah ditetapkan.
MEMBUAT LAPORAN DAN TAKLIMAT
Laporan terperinci tentang projek yang siap akan dibentangkan dalam bentuk yang lebih menraik dengan mengguanakan gambarajah, carta bar atau gambarajah skala-masa.
a) Gambarajah
Digunakan untuk menyesuaikan pengguna dengan tarikh yang dijadualkan. Sesuai digunakan untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan kemasukan nilai keseluruhan projek yang dijadualkan serta kesannya ke atas perancangan. Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat masa yang nyata apabila aktiviti dijalankan. Keadaan ini akan mengakibatkan kesilapan taksiran terutama sekali apabila satu rantaian aktiviti mempunyai bilangan item yang lebih daripada rantaian yang lain.
b) Carta Bar
Carta bar biasa digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia, peralatan dan jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi yang lebih rendsah tetapi tidak sesuai bagi peringkat atasan kerana kemungkinan pertindahan carta akan berlaku.
c) Gambarajah Skala-Masa
Gambarajah Skala-Masa biasanya berkait rapat dengan persembahan carta bar. Ramai perancang lebih gemar menggunakan persembahan ini kerana ia dapat menunjukkan perhubungan di antara aktiviti dan masa pelaksanaannya.
KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI
PENGENALAN
konsep pengurusan kualiti telah diperkenalkan sejak lama dulu iaitu sekitar tahun 1920an. Ianya menjadi kaedah pengawalan kualiti di kilang-kilang di Amerika Syarikat dan mula mendapat sambutan di kalangan pengurus korporat di Jepun sekitar tahun 1950an ketika sektor industri sedang giat dijalankan.
Konsep ini telah mula berkembang dengan pesat pada tahun 1980an dengan kesedaran di seluruh dunia tentang betapa pentingnya kualiti dalam kehidupan manusia. Jelas terbukti, konsep kualiti ini telah dapat membantu ke arah kecemerlangan prestasi organisasi melalui pengeluaran yang berkualiti dan peningkatan kecekapan operasi.
KONSEP PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH (TQM)
TQM merupakan singkatan dari perkataan ‘ Total Quality Management’ atau Pengurusan Kualiti Menyeluruh. Ia merupakan proses pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan yang berjalan secara berterusan dan melibatkan semua aspek dalam organisasi. Kualiti menyeluruh ialah keadaan dimana ciri-ciri kualiti bukan hanya dipamerkan pada keluaran atau perkhidmatan tetapi juga pada seluruh operasi dan urusan organisasi.
Contohnya : Kecekapan pengurusan
Sistem fail yang sistematik
Sistem telefon yang cekap
Persekitaran pejabat yang sempurna (kemas dan tersusun)
TQM bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh ke arah melahirkan budaya organisasi yang cemerlang. TQM dilihat sebagi satu proses transformasi budaya di mana ciri-ciri budaya yang sedia ada diubahsuai dan ditukar dengan ciri-ciri baru yang lebih baik. Ciri-ciri ini meliputi sikap dan nilai, sistem dan prosedur, amalan operasi, struktur organisasi dan sebagainya diubah kearah yang lebih baik yang boleh menyumbangkan kepada kecemerlangan organisasi.
TQM membawa organisasi mencapai kualiti menyeluruh dalam semua aspek operasinya yang meliputi semua operasi dan sebarang urusan yang dikendalikan oleh sesebuah organisasi. Kualiti dipamerkan melalui kecekapan pentadbiran, kebolehan kakitangan dan kelancaran sistem operasi dalam organisasi.
CIRI-CIRI PENGURUSAN KUALITI MENYELURUH
Pengurusan kualiti menyeluruh (TQM) mempunyai beberapa ciri penting yang boleh dikategorikan kepada 4 ciri utama iaitu :-
a) Matlamat TQM
b) Fokus TQM
c) Strategi TQM dalam meningkatkan kualiti
d) Pelaksana iaitu pihak yang bertanggungjawab melaksanakannya.
Apakah sebenarnya matlamat TQM?
TQM mempunyai matlamat untuk memberi kepuasan hati pelanggan dengan menghasilkan keluaran yang dapat memenuhi kehendak pelanggan dan memenuhi apa yang mereka harapkan. Setiap keluaran yang dihasilkan mestilah tidak mempunyai kecacatan atau kesilapan yang boleh menjejaskan kepuasan hati pelanggan.
Disamping memberi kepuasan hati pelanggan, TQM memberi fokus kepada pembangunan sistem dan proses kerja yang berkualiti. Ini adalah kerana hanya sistem dan proses yang berkualiti sahaja dapat menjamin penghasilan keluaran yang berkualiti. Maklumbalas dan pandangan dari pelanggan digunakan untuk tujuan merekabentuk sistem-sistem dan proses kerja yang akan dijalankan.
Dari segi strategi peningkatan kualiti, TQM menekankan proses penambahbaikan yang berterusan yang mengandungi tindakan strategik yang dirancang dengan teliti dan berorientasikan matlamat jangka panjang. Proses ini melibatkan seluruh organisasi.
Mengikut pendekatan TQM, setiap anggota di dalam organisasi sama-sama bertanggungjawab sepenuhnya menjayakan usaha peningkatan kualiti kerana penglibatan yang menyeluruh akan meninggalkan kesan yang bekekala
KUMPULAN KAWALN MUTU DALAM KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI
PENGENALAN
kumpulan kawalan mutu atau yang lebih dikenali sebagai QCC (Quality Control Circle)
Kumpulan Kawalan Mutu merupakan satu kumpulan kecil pekerja-pekerja daripada unit kerja yang sama yang berkumpul untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini akan mengemukakan cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan.
Komponen utama dalam kumpulan kawalan mutu terbahagi kepada tiga perkara iaitu :-
a) Mutu
b) Kawalan
c) Pelanggan
Mutu
Mutu bukan hanya merujuk kepada produk atau perkhidmatan yang diberikan malah ia meliputi segala aspek berikut :-
a) Perkhidmatan yang diberi
b) Kos barangan mestilah standard antara setiap organisasi
c) Keselamatan barangan dan pengguna apabila menggunakan produk syarikat
Contohnya :-
Mutu kemahiran kakitangan yang melaksanakan tugas, mutu bekerja secara berkumpulan, mutu alam persekitaran atau suasana kerja, mutu sikap kakitangan membuat keputusan serta menyelesaikan masalah dan sebagainya.
Kawalan
Kawalan pula bertujuan menyemak kerja atau proses yang dilaksanakan bagi menentukan samada ia memenuhi kehendak atau keperluan pelanggan. Ianya meliputi aktiviti-aktiviti merancang, melaksana, mengawal dan mengambil tindakan. Keempat-empat aktiviti ini saling berkait antara satu sama lain. Ini adalah proses untuk mendapatkan maklum balas sambil bertindak terhadapnya untuk memperbaiki dengan cara yang lebih positif.
Pelanggan
Ianya untuk memastikan kepuasan hati penggan kerana ia merupakan konsep asas QCC.
Kumpulan kawalan mutu dapat menyumbangkan beberapa faedah seperti berikut:-
a) Mewujudkan semangat perpaduan di kalangan masyarakat
b) Mengubah sikap masyarakat supaya menjadi masyarakat yang bekerja dan berfikir.
c) Meningkatkan daya pengeluaran.
KONSEP KUMPULAN KAWALAN MUTU
Matlamat Kumpulan Kawalan Mutu
Matlamat Kumpulan Kawalan Mutu adalah untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja melalui :-
a) kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja
b) Semangat bekerja secara berkumpulan
c) Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif
d) Penglibatan dan minat terhadap kerja
e) Dorongan kerja yang tinggi
f) Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan dan negara.
Prinsip-prinsip Asas Kumpulan Kawalan Mutu
Kumpulan Kawalan Mutu kerja adalah berdasarkan kepada prinsip-prinsip asas seperti berikut:-
a) Pekerja-pekerja diiktiraf sebagai sumber yang paling bernilai disamping lain-lain sumber pengurusan
b) Memajukan pekerja sebagai ahli jabatan/organisasi yang berguna
c) Penyertaan dan sokongan dari semua peringkat
d) Bekerja secara berkumpulan
e) Kreativiti sentiasa digalakkan
f) Projek adalah berkaitan dengan tugas-tugas harian.
Faedah-faedah dari Kumpulan Kawalan Mutu
Terdapat banyak faedah yang diperolehi hasil dari pelaksanaan Kumpulan Kawalan Mutu. Di antaranya ialah :
a) Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dan pengurusan
b) Memupuk kerjasama di kalangan pekerja
c) Memberi kepuasan bekerja
d) Menambah dorongan untuk bekerja
e) Memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri
f) Mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja
g) Menggalak daya kreativiti di kalangan pekerja
h) Memperbaiki system dan cara bekerja.
PELAKSANAAN KUMPULAN KAWALAN MUTU
Syarat-syarat yang diperlukan bagi melaksanakan Kumpulan Kawalan Mutu ialah:-
a) Pewujudan struktur Kumpulan Kawalan Mutu
b) Latihan yang berkesan
c) Sistem pengiktirafan yang berkesan.
Struktur Kumpulan Kawalan Mutu
Struktur Kumpulan Kawalan Mutu yang biasa diamalkan mengandungi komponen-komponen seperti berikut:-
a) Jawatankuasa Pemandu Kumpulan Kawalan Mutu
b) Fasilitator
c) Ketua Kumpulan
d) Ahli-ahli
Jawatankuasa Pemandu Kumpulan Kawalan Mutu
Jawatankuasa pemandu ialah sebuah jawatankuasa yang merangka dasar pelaksanaan Kumpulan Kawalan Mutu dan memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan-cadangan penyelesaian masalah yang dikemukakan.
Fasilitator
Fasilitator adalah terdiri dari ketua-ketua bahagian atau pekerja-pekerja yang dipilih oleh pihak pengurusan. Fasilitator ini adalah bertanggungjawab untuk satu kumpulan kawalan mutu ataupun lebih. Fasilitator memainkan peranan-peranan seperti berikut:-
a) Berhubung dengan semua peringkat pengurusan dan mendapat sokongan dan bantuan mereka.
b) Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli kumpulan apabila diperlukan
c) Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong.
d) Memastikan bahawa kumpulan akan menumpukan aktiviti mereka terhadap masalah yang berkaitan dengan kerja mereka.
e) Sebagai orang tengah dalam penyelesaian masalah
f) Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan
g) Mengesan kemajuan kumpulan
h) Menilai hasil program serta kos dan melaporkan kepada pengurusan.
Ketua Kumpulan
Ketua kumpulan yang terdiri dari ketua-ketua Unit atau pekerja-pekerja yang dipilih mempunyai peranan-peranan berikut.
a) Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah dengan bantuan fasilitator
b) Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti-aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni
c) Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan.
d) Mengelolakan mesyuarat dengan teratur dan berkesan
e) Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan
f) Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli.
g) Membantu ahli-ahli menyelesaikan masalah-masalah.
h) Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan.
Ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu
Ahli Kumpulan Kawalan Mutu yang dipilih memainkan seperti berikut:-
a. Menghadiri mesyuarat secara tetap
b. Menumpukan usaha menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan kerja
c. Mengenalpasti masalah-masalah, menyumbangkan idea-idea, menjalankan penyelidikan dan membantu kumpulan kearah penyelesaian masalah-masalah.
d. Menyertai persembahan pengurusan.
Pengurusan Kualiti
Dengan pelaksanaan program kualiti, setiap organisasi perlu menubuhkan satu stuktur organisasi untuk menguruskan kualiti dan produktiviti dalam organisasi masing-masing.
Faktor-faktor yang menyokong kejayaan Kumpulan Kawalan Mutu
Faktor-faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaan Kumpulan Kawalan Mutu adalah seperti berikut:-
a. Sikap yang positif, kesungguhan dan komitment dari pihak pengurusan atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam melaksanakan program ini.
b. Sistem latihan yang berkesan
c. Sokongan dari semua peringkat
d. Pewujudan sistem pengiktirafan kepada ahli Kumpulan Kawalan Mut
e. Kemudahan yang disediakan oleh pengurusan seperti alat-alat tulis, projector overhead, transparensi, bilik perancangan dan sebagainya.
f. Perkembangan mengenai Kumpulan Kawalan Mutu harus diketahui oleh semua pihak
g. Kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana, menyelaras dan mengambil tindakan
h. Melaksanakan aktiviti-aktiviti promosi menerusi poster, slogan dan risalah-risalah.
PROSES DALAM URUSAN PENAMBAHBAIKAN KERJA
Pendekatan yang digunakan oleh Kumpulan Kawalan Mutu dalam meningkatkan kualiti kerja adalah mengikut langkah-langkah seperti yang ditunjukkan dalam rajah
Perancangan
Di peringkat perancangan, ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu dikehendaki mengenalpasti dan memilih projek atau masalah yang perlu diselesaikan. Bagi setiap projek atau masalah yang telah dikenalpasti, satu jadual pelaksanaan perlu disediakan untuk memastikan agar masalah tersebut dapat diselesaikan dalam tempoh masa yang ditetapkan.
Pada peringkat ini TIGA perkara perlu dilaksanakan iaitu :-
a) Mengenalpasti Projek/masalah
b) Pemilihan Projek/masalah
c) Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek/masalah
Pelaksanaan
Aktiviti-aktiviti yang terlibat di peringkat pelaksanaan adalah:-
a) Penganalisisan masalah
b) Cadangan penyelesaian
c) Persembahan kepada pihak pengurusan
d) Pertimbangan dan keputusan oleh pihak pengurusan
e) Pelaksanaan projek oleh ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu
Penyemakan
Di peringkat penyemakan aktiviti yang terlibat adalah penilaian. Ahli-ahli Kumpulan Kawalan Mutu perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan-cadangan penyelesaian. Penilaian boleh dilakukan melalui pungutan data dan analisis data dalam tempoh tertentu. Setelah penilaian dibuat, ahli-ahli kumpulan kawalan mutu boleh memutuskan samada cadangan penyelesaian boleh terus dilaksanakan.
Tindakan
Hasil dari penilaian yang dijalankan, ahli-ahli kumpulan kawalan mutu dapat mengenalpasti penambahbaikan yang diperolehi daripada tindakan pembetulan. Sekiranya penambahbaikan diperolehi, ahli boleh menyeragamkan tindakan-tindakan tersebut dan menjadikannya sebagai prosidur atau operasi jabatan/organisasi. Satu taklimat mengenai prosidur baru harus diberi kepada anggota-anggota jabatan/organisasi.
TEKNIK-TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH
Pengumpulan data dan maklumat adalah merupakan langkah yang terpenting dalam proses menyelesaikan masalah. Tanpa data dan maklumat yang diperlukan, atau kekurangan data, keputusan atau penyelesaian masalah tidak dapat dibuat dengan berkesan. Data dan maklumat perlu dikumpulkan bagi tujuan berikut:-
a) Untuk memahami keadaan sebenar dan menyokong serta memperkukuhkan sesuatu pendapat
b) Untuk menentukan perhubungan di antara masalah dan sebab-sebabnya.
Data-data boleh dikumpulkan melalui lima cara iaitu :-
a) Temuduga/temubual
b) Soal selidik
c) Pemerhatian
d) Laporan-laporan
e) Aduan-aduan orang ramai.
Pelbagai teknik boleh digunakan dalam proses penyelesaian masalah. Dalam unit ini, kita akan membincangkan mengenai teknik Analisis Sebab dan Akibat (cause and effect analysis) sahaja.
Analisis Sebab dan Akibat
Teknik analisis sebab dan akibat juga dikenali sebagai Analisis Tulang Ikan. Teknik ini digunakan untuk mengenalpasti sebab-sebab yang menjadi punca masalah melalui percambahan fikiran. Analisi ini merupakan satu kaedah yang mudah untuk meringkas, mengatur dan menerangkan dalam bentuk gambarajah semua sebab-sebab kepada sesuatu masalah yang telah dikenalpasti. Terdapat LIMA langkah dalam membina rajah sebab dan akibat iaitu :-
a) Mengenalpasti masalah
b) Penentuan sebab-sebab utama
c) Penentuan sebab-sebab kecil
d) Mengenalpasti sebab-sebab sebenar
e) Menyusun sebab-sebab kecil.
Langkah 1: Mengenalpasti masalah
Mengenalpasti masalah dan menyatakannya secara tepat. Sebagai contoh, masalah yang dikenalpasti ialah “Laporan Kajian Tidak dapat Dicetak Dalam Waktu Yang ditetapkan. Rajah Sebab dan Akibat boleh dimulakan dengan membuat anak panah kasar dari sebelah kiri ke Kanan menuju ke arah masalah yang telah dikenalpasti.
Langkah 2: Penentuan Sebab-Sebab Utama
Sesuatu masalah timbul dari beberapa sebab yang boleh dibahagikan mengikut sumber-sumber pengeluaran iaitu tenaga kerja, mesin, peralatan, kaedah dan seumpamanya.
Langkah 3 : Penentuan Sebab-Sebab Kecil
Melalui proses percambahan fikiran sebab-sebab kecil sesuatu masalah itu timbul dikenalpasti dan dimasukkan di bawah sebab-sebab utama yang sesuai.
Sebab kecil kepada sebab utama “manusia” ialah sikap dan terlalu banyak cuti kecemasan adalah sebab yang paling kecil. Ini adalah kerana sikap yang negatif menyebabkan pegawai mengambil terlalu banyak cuti kecemasan. Setelah sebab-sebab kecil dan sebab-sebab yang lebih kecil dikenalpast.
Langkah 4: Mengenal pasti sebab-sebab sebenar
Langkah ini boleh dilakukan dengan dua cara iaitu dengan menggunakan data atau dengan membenarkan tiap-tiap ahli dalam kumpulan mengundi tiap-tiap sebab yang dianggap penting. Sebab-sebab yang sebenar iaitu yang menerima undi yang terbanyak sekali dibulatkan.
Langkah 5 : Menyusun Sebab-Sebab Kecil
Data tambahan mengenai tiap-tiap sebab kecil dan lebih kecil yang dibulatkan dikumpulkan untuk memilih satu atau sebab utama.
Dalam menyediakan Rajah sebab dan akibat, perkara berikut perlu dipertimbangkan :-
a) Teknik ini tidak sesuai digunakan jika masalah tersebut senang diselesaikan ataupun jika sebab penyelesaiannya nyata.
b) Semasa proses percambahan fikiran dijalankan mengenai sebab-sebab mengapa sesuatu masalah itu timbul, tumpuan harus diberikan kepada sebab-sebab sahaja dan bukan kepada penyelesaiannya.
c) Gunakan teknik-teknik menyoal apabila ahli-ahli kumpulan menghadapi masalah dalam menyempurnakan rajah dengan menggunakan perkataan seperti “apakah”, “mengapa”, “dimana”, “bila”, “siapa” dan “bagaimana”.
d) Gunakan Rajah Sebab dan akibat yang berasingan bagi tiap-tiap masalah.
MBO & JIT DALAM KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI
PENGENALAN
MBO (Management by Objective) atau dalam Bahasa Malaysia Pengurusan Melalui Objektif merupakan falsafah pengurusan yang berkesan dengan penukaran objektif organisasi kepada penukaran objektif individu. Ia merupakan satu proses di mana penyelia dan pekerja sama-sama menetapkan objektif pekerja dan pihak pekerja akan menerima ganjaran berdasarkan kepada pencapaian objektif-objektif tersebut. Sistem MBO harus melibatkan semua peringkat bermula daripada pengurusan atasan hinggalah kepada pekerja baru.
JIT (Just in Time) atau dalam Bahasa Malaysia disebut Teknik Hanya Pada Masa merupakan teknik pengurusan kualiti yang mula diamalkan di negara Jepun selepas Perang Dunia Kedua yang bermatlamat untuk mewujudkan pekerjaan penuh bagi rakyatnya ke arah mencapai pengangguran sifar.
MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO)
Objektif merupakan hasil atau keputusan yang dijangkakan dapat dicapai oleh sesebuah organisasi yang berhubung dengan masa hadapan. Ini bermakna pencapaiannya akan berlaku dalam satu jangkamasa, dengan itu, perancangan yang teliti dalam membentuk satu-satu objektif amat diperlukan. Objektif merangkumi apa yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi seperti kepuasan ahli-ahli dalam organisasi, pengeluaran barangan dan perkhidmatan, kecekapan, mobalisasi sumber-sumber, rasionaliti dan perhatian tentang disiplin dan peraturan-peraturan.
Melalui MBO, proses pembentukan objektif memerlukan penyertaan dan kerjasama daripada ahli-ahli pelbagai peringkat dalam sesebuah organisasi. Proses ini dijangka dapat menghasilkan beberapa kebaikan seperti berikut:-
1. Setiap individu di dalam organisasi tersebut akan lebih menyedari dan memahami tentang keseluruhan objektif organisasi.
2. Setiap individu akan lebih memahami peranan dan tanggungjawab mereka dalam organisasi
3. Semangat tolak ansur yang wujud dalam proses pembentukan objektif akan memperbaiki lagi dorongan ke atas individu serta meninggikan lagi prestasi kerja dalam organisasi
Walau bagaimanapun beberapa masalah mungkin timbul dalam pembentukan objektif seperti menentukan keputusan untuk memilih bidang pengkhususan dalam pembentukan objektif tersebut.
JUST IN TIME (JIT)
Teknik JIT mula diamalkan di negara Jepun selepas Perang Dunia Kedua yang bermatlamat untuk mewujudkan pekerjaan penuh bagi rakyatnya ke arah mencapai pengangguran sifar. Setelah membuat kajian, kerajaan Jepun telah mendapati bahawa salah satu cara untuk mencapai daya saing ialah melalui pelupusan sampah. Ini bermakna, sekiranya sesuatu barang tidak diperlukan pada masa ini dan tidak ada keperluan untuk menyimpannya dalam kilang,maka ia digolongkan sebagai sampah. Oleh sebab itu, barangan yang diperlukan hanya akan dihantar pada masa yang diperlukan untuk mengelakkan kewujudan sampah. Di sini istilah sampah adalah merujuk kepada inventori yang tidak diperlukan pada masa ia tidak diperlukan lagi.
Terdapat beberapa senarai definisi yang pernah disarankan untuk menjelaskan konsep ini iaitu :
a) cara kerja
b) konsep
c) matlamat
d) kepercayaan
e) falsafah
CIRI-CIRI DAN KEPERLUAN JIT
Ciri-ciri JIT
Ciri-ciri utama JIT boleh diringkaskan seperti berikut :
a) pembekal dan pembeli sebagai rakan
b) prinsip menang-menang (win-win) untuk kedua-dua pihak
c) fokus utama dalam mewujudkan keuntungan dimana kerjasama dan kesetaraan untuk kedua-dua pihak dititik beratkan.
Keperluan JIT
Keperluan JIT pula merangkumi :-
a) pembekal : penghantaran berkualiti dan tepat pada masa.
b) Susunatur unit kerja pada setiap langkah
c) Teknologi digunakan di tempat kerja untuk meningkatkan pengeluaran
d) Inventori dalam saiz yang kecil dan disimpan di tempat khas.
e) Penjadualan proses secara berperingkat
f) Pemeliharaan proses seperti yang dijadualkan.
g) Pengeluaran yang berkualiti
h) Pemberian kuasa dan latihan kepada pekerja
i) Komitmen daripada pihak pengurusan, pekerja dan pembekal
SUSUN ATUR JIT
Susun atur ini amat berguna dalam operasi pengurusan kerana ia akan mengurangkan pemindahan bahan yang hanya akan membuang masa. Pengurangan pemindahan bahan seterusnya akan mengurangkan penggunaan tenaga kerja kerana susun atur JIT akan memindahkan barang terus ke tempat yang diperlukan tanpa perlu berada di bahagian penerimaan terlebih dahulu.
JIT DALAM SEKTOR PERKHIDMATAN
Kebanyakan individu menganggap JIT merupakan suatu sistem untuk mengurangkan inventori dan bukan penggunaan dalam sektor perkhidmatan.Tetapi pada hakikatnya ia digunakan secara meluas dalam sektor ini. Ini kerana ia bukan sahaja merangkumi peringkat inventori yang rendah tetapi ia juga meliputi penghapusan pembaziran, operasi yang lancar, penyesuaian keadaan pasaran, merapatkan hubungan dengan pembekal dan sebagainya. Hasilnya, barangan atau perkhidmatan boleh disediakan dengan cepat menggunakan kos yang rendah. Dengan ini, kita dapat mengkaji konsep JIT yang digunakan dalam sektor perkhidmatan dari aspek pembekal, susun atur, inventori dan penjadualan.
Pembekal
Kebanyakan pihak pengurusan restoran mengekalkan hubungan yang rapat dengan pembekal. Ini disebabkan kualiti barang bekalan yang tidak memuaskan akan mempengaruhi bekalan perkhidmatan. Mereka juga akan mengekalkan pembekal yang sama untuk mengelakkan salah faham yang mungkin akan berlaku. Selain itu, mereka juga akan membuat perjanjian jangka panjang untuk memberi jaminan kepada kedua-dua pihak pada masa akan datang.
Susun atur
Tanpa kita sedari, sebenarnya susun atur JIT digunakan secara meluas di dapur-dapur restoran. Semua makanan akan disusun atur mengikut kategori yang telah ditetapkan. Makanan yang telah siap disediakan juga akan disusun atur supaya boleh memberikan makanan yang cepat kepada pembeli. Satu lagi aplikasi JIT ialah susun atur beg-beg di lapangan terbang. Konsep susun atur JIT yang baik meminimumkan pergerakan orang dan barangan yang akan menjimatkan masa.
Inventori
Jangkamasa inventori sektor perkhidmatan adalah lebih rendah berbanding sektor pengeluaran. Sektor perkhidmatan penyediaan makanan segera seperti McDonalds dan KFC misalnya telah menghadkan masa-masa yang tertentu bagi mengekalkan inventori makanan yang siap. Sebagai contoh, jika masa mengekalkan inventori bagi roti ialah 15 minit dan kentang goreng pula 7 minit, maka ia iidak akan dihantar kepada pelanggan jika melebihi tempoh yang telah ditetapkan tersebut.
Penjadualan
Penjadualan juga memainkan peranan penting dalam menawarkan perkihdmatan yang akan memuaskan hati pelanggan tanpa membazirkan masa. Sebagai contoh, pelayan McDonalds telah dihadkan amsa tidak lebih daripada 15 minit untuk menyediakan suatu perkhidmatan yang lengkap kepada pelanggan bermula daripada pesanan sehingalah ia sedia dinikmati oleh pelanggan. Kuantiti makanan juga disediakan ddalm slot ataupun jumlah yang kecil untuk memastikan kesegaran kualiti makanan sentiasa terjamin.
MS ISO DALAM KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI
PENGENALAN
Apakah yang anda tahu berkenaan MS ISO 9000 ? MS ISO 9000 merupakan satu standard bertulis yang menetap dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada di dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi memenuhi kehendak pelanggan. Standard kualiti MS ISO memerlukan organisasi mengenalpasti kehendak pelanggan mereka, merancang dan mengawal proses yang perlu dilaksanakan bagi memenuhi kehendak tersebut, menyediakan latihan yang sesuai dan secukupnya bagi personel yang terlibat dalam sistem kualiti dan menjalankan pengauditan bagi memastikan keberkesanan proses-proses dalam sistem kualiti mencapai matlamatnya.
Perlaksanaan MS ISO 9000 telah diperkenalkan dalam Perkhidmatan Awam di negara kita sejak pertengahan tahun 1996. Tujuan utama perlaksanaannya adalah untuk membantu agensi awam untuk mewujudkan sistem kualiti yang cekap dan berkesan bagi memastikan kualiti perkhidmatan yang dihasilkan adalah konsisten dan dalam masa yang sama memenuhi kehendak pelanggan.
Bagi membantu agensi awam melaksanakan MS ISO 9000, Perkhidmatan Awam telah mengeluarkan satu garis panduan yang terkandung dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 2 Tahun 1996 yang bertajuk “Garis Panduan Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam” dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 1997 yang bertajuk “Panduan Tambahan Mengenai Pelaksanaan MS ISO 9000 dan Skim Persijilan Sistem Kualiti Oleh Agensi Kerajaan”. Surat Pekeliling ini menggariskan secara terperinci langkah-langkah dan tempoh masa yang perlu diikuti oleh setiap agensi dalam melaksanakan MS ISO 9000 serta prosedur bagi mendapatkan pengiktirafan dan persijilan MS ISO 9000.
Terminologi Dalam MS ISO 9000
Sebelum kita mempelajari tentang MS ISO 9000 dengan lebih mendalam, adalah penting untuk kita mengetahui dan memehami terminology atau maksud istilah-istilah yang diguna pakai dalam MS ISO 9000. Antara terminologi-terminologi yang penting termasuklah:
a) Kualiti : Keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat sesuatu produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan atau yang tersirat.
b) Dasar Kualiti : Pernyataan mengenai hasrat kualiti pihak pengurusan atasan yang akan memberikan tuju arah kepada organisasi mengenai nilai dan amalan kualiti yang hendak diterapkan.
c) Pengurusan Kualiti : Fungsi pengurusan bagi menentu dan melaksanakan dasar kualiti.
d) Sistem Kualiti : Struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber-sumber bagi melaksanakan pengurusan kualiti.
e) Kawalan Kualiti : Teknik-teknik dan aktiviti operasi yang digunakan untuk memenuhi kehendak-kehendak dan keperluan kualiti.
f) Quality Assurance : Tindakan-tindakan yang terancang dan tersusun yang perlu dilaksanakan bagi memberi keyakinan yang mengcukupi bahawa produk atau perkhidmatan akan memenuhi keperluan kualiti yang dinyatakan.
g) Pembekal : Organisasi yang menyediakan produk atau perkhidmatan untuk pelanggan. Biasanya merujuk kepada agensi-agensi kerajaan.
h) Produk : output yang dihasilkan oleh sesuatu aktiviti atau proses.
i) Subkontraktor : Pembekal produk atau perkhidmatan kepada organisasi.
j) Pelanggan : Pihak yang menerima produk atau perkhidmatan.
k) Perkhidmatan : Hasil daripada aktiviti-aktiviti antara pembekal dengan pelanggan dan aktiviti dalaman pembekal untuk memenuhi kehendak pelanggan.
l) Pemberian Perkhidmatan : Aktiviti yang perlu dijalankan oleh pembekal untuk memberi perkhidmatan.
KONSEP MS ISO 9000
Matlamat kepastian kualiti akan dicapai apabila kehendak-kehendak pelanggan difahami dan proses bagi memenuhi kehendak-kehendak pelanggan ini dirancang dan dikawal. Kawalan proses hendaklah dilakukan pada peringkat input dan proses. Output yang dihasilkan akan melalui proses verifikasi bagi memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Pelaksanaan proses pula akan diasaskan kepada dasar dan prosedur-prosedur yang telah didokumenkan.
PRINSIP-PRINSIP MS ISO 9000
Pelaksanaan MS ISO 9000 adalah berdasarkan kepada beberapa prinsip yang utama iaitu :
a) ISO 9000 merupakan standard bagi sistem kualiti. Ia bukan standard untuk produk atau perkhidmatan yang dihasilkan. Standard bagi produk akan menetapkan cirri-ciri bagi produk berkenaan. Contohnya ialah SMR merupakan standard bagi sejenis getah yang dihasilkan di Malaysia. Standard ini menetapkan cirri-ciri bagi getah tersebut seperti warna, elastisiti dan kandungan bahan-bahan kimia. Manakala standard ISO 9000 merupakan standard bagi sistem kualiti yang menghasilkan getah tersebut.
b) ISO 9000 adalah berasaskan kepada dokumentasi yang menekankan apa yang dibuat, apa yang didokumenkan dan buktikannya.
c) ISO 9000 menekankan kepada pencegahan iaitu mencegah berlakunya masalah dan bukannya mengatasi masalah selepas ia berlaku.
d) ISO merupakan suatu standard universal. Ia hanya menggariskan keperluan-keperluan asas secara umum tetapi tidak memprincikan tindakan-tindakan yang perlu diambil bagi memenuhi keperluan tersebut. Dengan kata lain, ia hanya menghuraikan apa yang perlu diadakan dan tidak bagaimana membuatnya. Contohnya jika berlaku sesuatu kesilapan, ia hanya menetapkan tindakan pembetulan yang perlu dijalankan tetapi tdak menghuraikan bagaimana cara dan bentuk tindakan yang harus diambil.
FAEDAH MS ISO 9000
Pelaksanaan ISO 9000 akan memberikan beberapa faedah termasuklah :
a) Mengurangkan tindakan pembetulan selepas berlaku sesuatu masalah. Keadaan ini akan mengelakkan pihak pengurusan daripada terpaksa melibatkan diri dalam aktiviti harian operasi kerana para pekerja telah dibekalkan dengan panduan dan cara kerja yang lengkap.
b) Membolehkan organisasi mengenalpasti tugas-tugas yang patut dijalankan serta memperincikan langkah-langkah yang perlu diambil. Ini dicapai melalui perancangan yang dibuat sebelum sesuatu tugas dilaksanakan dan menyediakan prosedur, standard serta garis panduan untuk membantu pekerja mengetahui tugas sebenar yang perlu dilakukan.
c) Memberikan kaedah bagi mendokumenkan secara tersusun amalan-amalan pengurusan dan cara-cara bekerja. Dokumen ini boleh dijadikan asas untuk program latihan pekerja dan juga asas bagi penambahbaikan prestasi. Dokumen –dokumen yang disediakan mengandungi amalan-amalan dan cara bekerja yang kemaskini.
d) Membolehkan organisasi mengenalpasti dan mengatasi masalah-masalah serta mengelakkannya daripada berulang. Ini dapat dilakukan dengan mewujud langkah-langkah bagi mengesan tindakan-tindakan yang tidak memenuhi amalan dan spesifikasi, mengenalpasti puncanya dan merancang serta melaksanakan tindakan pembetulan.
e) Membolehkan pekerja menjalankan tugas-tugas mereka dengan betul pada kali pertama dan pada setiap kali. Faedah ini boleh dicapai dengan mengadakan arahan kerja, kawalan yang berkesan, sumber yang sesuai dan mencukupi, latihan, motivasi dan persekitaran yang memberangsangkan.
f) Membolehkan organisasi membuktikan kepada mana-mana pihak yang membuat penilaian ke atas organisasi tersebut mengenai kualiti perkhidmatan yang diberikan dan sistem bagi menghasilkan perkhidmatan ini adalah terkawal. Ini dilakukan dengan cara mengenalpasti, mewujud dan menyelenggara rekod-rekod aktiviti yang mempunyai kesan ke atas kualiti.
g) Pihak pengurusan boleh membuat keputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting hasil daripada audit dalaman, semakan pengurusan dan kawalan dokumen.
ELEMEN MS ISO 9000
Terdapat 20 elemen yang terkandung dalam ISO 9000. Elemen-elemen tersebut ialah :
a) Tanggungjawab pengurusan.
b) Sistem kualiti.
c) Semakan kontrak.
d) Kawalan rekabentuk.
e) Kawalan dokumen dan data.
f) Perolehan.
g) Kawalan produk yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.
h) Identifikasi dan kemudahkesanan produk.
i) Kawalan proses.
j) Pemeriksaan dan ujian.
k) Kawalan ke atas peralatan pemeriksaan.
l) Status pemeriksaan dan pengujian.
m) Kawalan produk yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.
n) Tindakan pembetulan dan pencegahan.
o) Pengendalian, penyimpanan, pembungkusan, pemeliharaan dan penghantaran.
p) Kawalan rekod-rekod kualiti.
q) Audit kualiti dalaman.
r) Latihan.
s) Khidmat susulan.
t) Statistik.
DOKUMENTASI SISTEM KUALITI
Melalui dokumentasi sistem kualiti, setiap orang akan memahami mengapa, apa, di mana, bila, oleh siapa dan bagaimana sesuatu proses aktiviti dilaksanakan. Oleh sebab itu suatu dokumentasi yang berkesan haruslah mempunyai ciri-ciri berikut :
a) Menjelaskan bagaimana sesebuah organisasi beroperasi dalam skop sistem kualiti.
b) Menunjukkan kepada pelanggan dan kakitangan bahawa organisasi adalah komited terhadap pencapaian kualiti dan mempunyai sistem kualiti bagi menjayakannya.
c) Menggalakkan keseragaman tindakan dan pemahaman dalam organisasi.
d) Menyatakan arahan-arahan, maklumat dan perubahan-perubahan yang dicadangkan dan dipersetujui terhadap sistem kualiti.
e) Membolehkan kakitangan baru dalam organisasi menjadi produktif lebih cepat dan dapat menjalankan kerja dengan lebih cepat dan berkesan.
f) Memastikan bahawa aktiviti-aktiviti boleh berfungsi dengan berkesan ketika ketiadaan pegawai-pegawai yang berkenaan.
g) Membolehkan pengauditan sistem kualiti bagi mengesahkan keberkesannya.Sebagai alat bagi menguruskan kualiti, dokumentasi ini mestilah dirancang sebaik mungkin, mudah, jelas dan tepat. Ia juga mestilah dikawal sebaiknya.
5’ S DALAM KONSEP ASAS PENGURUSAN KUALITI
PENGENALAN
Prinsip 5’S adalah merupakan suatu teknik untuk mengekal dan meneguhkan persekitaran kualiti di dalam sesebuah organisasi. 5’S ini merujuk kepada perkataan-perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke.. Kelima-lima teknik ini sudah lama diamalkan di negara Jepun. Ia bukan sahaja diamalkan untuk meningkatkan mutu di persekitaran mereka, malah juga untuk meningkatkan proses pemikiran mereka.
Cuba anda bayangkan, dapatkah anda melakukan sesuatu kerja mahupun belajar di dalam persekiran yang tidak terurus. Prinsip 5’S telah diperkenalkan dikebanyakan kilang-kilang di negara kita khasnya milik pengusaha-pengusaha Jepun untuk mempertingkatkan mutu perkhidmatan dan kualiti kerja mereka. Setiap pekerja telah dilatih untuk mengamalkan prinsip ini sama ada sebelum, semasa atau selepas melakukan sesuatu kerja mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
Sebelum mempelajari prinsip ini dengan lebih lanjut, cuba anda fahami dahulu kelima-lima istilah bahasa Jepun tersebut :
a) Seiri(Memilih)
b) Seiton(Mengatur)
c) Seiso(Membersihkan)
d) Seiketsu(Piawaian)
e) Shitsuki(Latihan dan Disiplin)
PRINSIP 5’S
Seiri (Memilih)
a) Memilih keluar benda-benda yang tidak diperlukan dan membuangnya.
b) Menentukan benda-benda yang hendak disimpan, dibaiki atau dilupuskan.
c) Pelupusan barang mestilah dilampiri dengan borang pelupusan yang telah diluluskan oleh pihak atasan.
d) Mengasingkan perkakasan dan peralatan yang kerap kegunaannya.
Seiton (Mengatur)
a) Menyusun segala benda yang diperlukan agar mudah dicapai untuk kegunaan.
b) Mengetahui dan menganalisis keadaan masalah yang dihadapi apabila mengatur tempat kerja.
c) Menetapkan tempat simpan dan kaedah penyimpanan.
d) Mengekalkan peraturan penyimpanan dan menyemak semula dari masa ke semasa.
Seiso (Membersihkan)
a) Membersihkan tempat kerja dan peralatan.
b) Menyediakan jadual yang tetap untuk meneliti dan memeriksa serta membersihkan ruang tempat kerja.
c) Membersih dan mengemas peralatan semasa atau setelah menjalankan sebarang kerja.
Seiketsu (Piawaian)
a) Sentiasa mengekalkan suatu pencapaian yang tinggi dalam kekemasan dan organisasi tempat kerja.
b) Mengutamakan keseragaman dan mempraktikkan apa yang telah dipersetujui dalam Seiri, Seiton dan Seiso.
c) Mengekalkan pencapaian Seiri, Seiton dan Seiso.
d) Mengekalkan kawalan perdagangan dan menggunakan arahan-arahan bergambar.
Shitsuki (Latihan dan Disiplin)
a) Menggalakkan etika kerja dan disiplin yang tinggi melalui pendidikan dan latihan.
b) Melatih pekerja mempraktikkan house-keeping (kekemasan) yang baik.
c) Mendidik pekerja untuk menunjukkan tauladan yang baik dalam melaksanakan sesuatu tugas.
d) Menjaga kebersihan tempat kerja dari masa ke semasa.
BAGAIMANA MELAKSANAKAN PRINSIP 5’S?
Sebenarnya perlaksanaan Prinsip 5’S ini memerlukan komitmen kedua-dua pihak iaitu pihak pengurusan atasan dan kesemua individu yang terlibat di dalam organisasi. Kempen-kempen mengenai prinsip ini juga perlu diadakan untuk memberikan penerangan dan pendedahan awal kepada semua yang terlibat mengikut langkah-langkah yang telah ditetapkan. Langkah-langkah di bawah boleh diambil jika anda ingin melaksanakan kempen 5’S di syarikat anda :
Langkah 1 : Dapatkan Komitmen Pihak Pengurusan Atasan dan Melakukan Persediaan
Bincangkan idea kempen 5’S yang bakal anda adakan di syarikat anda dengan pihak pengurusan. Cuba dapatkan komitmen yang sepenuhnya sama ada sokongan moral mahupun penyediaan sumber untuk latihan yang diperlukan sepanjang kempen tersebut. Setelah semuanya diperolehi, bolehlah anda melakukan persedian-persediaan berikut :
a) Membuat keputusan dan melaksanakannya (seperti membuang kesemua benda yang sudah tidak diperlukan lagi dan peruntukan masa tertentu untuk membersihkan persekitaran tempat kerja)
b) Menyediakan peralatan dan menggunakannya (seperti mendapatkan rak-rak yang bersesuaian dengan barang-barang yang perlu diletakkan dan penyediaan label-label arahan)
c) Membuat perkara yang memerlukan peningkatan (seperti pemasangan alas untuk melindungi sesuatu benda daripada dihinggapi abuk)
d) Membuat perkara yang memerlukan bantuan daripada unit/bahagian lain (seperti memasang peralatan mesin, menukar susun atur dan mencegah kebocoran minyak)
Langkah 2 : Membuat Persediaan Promosi Kempen
Langkah yang seterusnya ialah menyediakan jadual-jadual perancangan yang merangkumi 10 aktiviti asas semasa kempen ini dijalankan. Aktiviti-aktiviti tersebut ialah :
a) Dapatkan komitmen daripada pihak pengurusan atasan, capaian status-quo dan dapatkan pengesahan pelan pelaksanaan.
b) Bengkel 5’S diasaskan kepada 5’S Audit Worksheet in Annex 4.1 telah mengenalpasti aktiviti-aktiviti 5’S di mana salah satu daripada prinsip 5’S itu merupakan kitaran pertama dalam pelaksanaannya.
c) Hari pertama kempen 5’S iaitu memilih (Seiri) – memilih keluar benda yang tidak diperlukan dan membuangnya.
d) Aktiviti harian 5’S oleh setiap orang.
e) Hari kedua kempen 5’S iaitu mengatur (Seiton) – menyusun segala benda yang diperlukan agar mudah dicapai untuk kegunaan.
f) Hari ketiga kempen 5’S iaitu membersihkan (Seiso) – membersihkan tempat kerja dan peralatan.
g) Hari keempat kempen 5’S iaitu piawaian (Seiketsu) – sentiasa mengekalkan sesuatu pencapaian tinggi dalam kekemasan dan organisasi tempat kerja.
h) Hari kelima kempen 5’S iaitu disiplin (Shitsuki) – menggalakkkan etika kerja dan disiplin yang tinggi melalui pendidikan dan latihan.
i) Jabatan atau bahagian yang terbaik mengamalkan prinsip 5’S akan menerima anugerah.
j) Penilaian Dan perancangan 5’S yang akan datang.
Langkah 3 : Merekod
Dalam langkah ini, adalah penting untuk melakukan proses perekodan. Proses ini bukan sahaja untuk pembuatan keputusan, tetapi juga penyelesaian masalah, tindakan yang telah diambil serta keputusan yang telah dicapai. Antara kaedah-kaedah yang digunakan untuk merekod ialah:
a) Fotografi.
b) Video.
c) “Problem” mark.
d) Kuantifikasi.
e) Bilik pameran.
Langkah 4 : Latihan 5’S
Langkah yang seterusnya ialah untuk memberikan latihan kepada para pekerja supaya dapat device dan melaksanakan penyelesaian masing-masing. Mereka juga perlu diberikan pendedahan tentang penggunaan komputer walaupun di luar bidang tugas mereka. Selain daripada itu, mereka perlu belajar teknik-teknik penyelenggaraan dan menghadiri mesyuarat di antara jabatan ataupun syarikat supaya mereka dapat menjanakan idea dan pendapat di dalam persidangan yang sebenarnya.
Langkah 5 : Penilaian
Langkah yang terakhir ialah melakukan penilaian terhadap aktiviti-aktiviti 5’S yang telah dijalankan. Penilaian ini penting supaya setiap pekerja peka dengan kejadian yang berlaku di tempat kerja mereka dan memastikan tiada masalah yang akan dihadapi. Penilaian ini boleh dilaksanakan melalui kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Di antara objektif utama penilaian ialah untuk memastikan pelaksanaan 5’S mengarah kepada persekitaran kualiti secara menyeluruh.
Patrols and Cross-evaluations
Lain-lain teknik yang boleh diubahsuai untuk mempromosikan aktiviti 5’S ialah melalui Patrols and Cross-evaluations. Patrols akan melakukan lawatan ke mana-mana bahagian atau jabatan dan cuba untuk mencari masalah yang wujud di sana. Ia adalah seakan-akan managing by walking around. Biasanya ahli-ahli patrol bukannya terdiri daripada ahli pengurusan personel tetapi mereka mesti tahu apa yang perlu dilihat dan dapat mencari masalah yang tersembunyi melalui soalan-soalan yang akan mereka kemukakan.
Manakala Cross-evaluations pula ialah kerjasama di antara kumpulan kerja untuk memberikan idea penyelesaian sesuatu masalah yang dihadapi oleh sesuatu kumpulan. Kelebihan teknik ini ialah wujudnya pertukaran idea dan pembelajaran mutual.
KESAN-KESAN PELAKSANAAN 5’S
Pelaksanaan 5’S ini memberi kesan di antaranya kepada :
a) Keselamatan
- iaitu sesuatu perbuatan atau sikap yang dilaksanakan dengan baik dan tanpa melakukan kerosakan.
b) Kecekapan
- Tempatkan untuk semua dan semua berada di tempatnya. Pada asasnya kemalangan biasanya kurang berlaku apabila tempat kerja diuruskan dengan baik.
c) Kualiti
- Kekotoran dan daki boleh mengganggu ukuran yang tepat akan menyebabkan kecacatatan dan menambahkan bilangan barang yang rosak da berkualiti rendah.
d) Menghapuskan kerosakan
- Memasangkan label yang berkaitan dengan perkara yang boleh mencegah kerosakan mesin.
PENGURUSAN ERA EKONOMI BERDIGIT
PENGENALAN
Pengurusan era ekonomi adalah merupakan pengurusan berasaskan sistem digital. Pengurusan ini melibatkan keupayaan sesuatu di dalam pencapaian maklumat dan jaringan maklumat. Pencapaia\n maklumat boleh diperolehi di dalam pengkongsian perniagaan e-commerce, perbankkan di dalam internet dan sebagainya. Manakal penjaringan maklumat pula melibatkan penggunan rangkaian perhubungan data (RPD) yang dapat dihubungkan terus dengan pengguna melalui komputer dengan pangkalan data walaupun di mana berada. Dengan adanya kemudahann ini ia akan dapat membuka ruang niaga berasaskan era ekonomi berdigital bagi merealisasikan Teknologi Maklumat (IT).
Maklumat boleh didefinasikan sebagai pengetahuan baru yang berguna kepada sesiapa ( manusia dan mesin) yang menerima dan memahaminya. Maklumat-maklumat ini diwakili oleh data bagi tujuan untuk disimpan, dihantar dan diproses. Pemprosesan data ialah satu operasi yang dilakukan untuk memperolehi maklumat melalui data-data yang diterima untuk menjalankan dan menguruskan keputusan. Pemprosesan maklumat pula ditakrifkan sebagai cara dan kaedah bagaimana data-data diterima, disusun atur dan dipersembahkan oleh komputer.
PENCAPAIAN MAKLUMAT
Pencapaian maklumat adalah sesuatu bentuk mekanisma yang berfungsi bagi menyediakan berbagai maklumat yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu tugas. Maklumat biasanya dapat dicapai melalui beberapa kaedah yang tertentu seperti melalui halaman-halaman Web yang telah sedia ada dalam rangkaian elektronik. Selain dari itu dengan perubahan teknologi dari masa ke semasa menyebabkan kerajaan turut melaksanakan perubahan ke arahnya seperti kerajaan elektronik, MSC dan sebagainya.
a) Era Digital
Dalam era digital, penampilan maklumat adalah dalam bentuk bit-bit komputer, dan bentuk fizikal bila pengguna membawa maklumat ke alam nyata. Contohnya perjalanan kapal terbang kini telah diterbitkan dalam bentuk bit data yang boleh disalurkan menerusi internet dan pengguna boleh mendapatkannya dalam talian. Kaedah ini akan menjimatkan masa serta boleh dikemaskini dan dapat dicetak sendiri oleh pengguna.
Penggunaan rangkaian antara komputer digunakan untuk memudahkan penyebaran dokumen dalam bentuk digital dengan kos yang lebih murah. Contoh mudah ialah sebuah syarikat boleh menghsasilkan dan menerbitkan dokumen mereka menerusi internet. Sesetengah dokumen mungkin ditunjukkan kepada khalayak tertentu yang sanggup membayar atau secara percuma.
Komunikasi yang dilaksanakan menerusi talian digital dapat memudahkan urusan seharian seperti pertukaran barang secara maya. Dalam dunia ini, matawang adalah dalam bentuk digital yang sekali gus menghapuskan matawang fizikal. Begitu juga dengan proses pengenalan diri akan digunakan melalui tandatangan digital dan pengecaman kad pintar. Ini akan memberikan gambaran bahawa proses komunikasi seharian manusia di alam digital akan melibatkan sepenuhnya perhubungan secara digital dan mengubah gaya hidup masyarakat dunia.
b) Kerjaaan Elektronik
Perkhidmatan kerajaan elektronik adalah bertujuan memudahkan rakyat menangani kehidupan seharian disamping mendapat pilihan perkhidmatan dan maklumat yang luas dari kerajaan dengan hanya menerusi sebuah tetingkap maya. Ini menyebabkn kerajaan berusaha menterjemahkan semula konsep birokrasi dan penyaluran sumber-sumber bagi membantu rakyat berurusan dengan masalah isu tertentu dengan kehadiran serentak kemajuan di bidang komunikasi , pengkomputeran dan teknologi maklumat.
Pembangunan aplikasi internet, kios elektronik, kad pintar dan pusat panggilan automasi membolehkan kerajaan memfokuskan kepada keperluan rakyat dan urusan perniagaan. Kebaikan penggunaan kemudahan elektronik diantaranya ialah mengurangkan karenah pentadbiran dan penggunaan kertas, memfokuskan tumpuan kakitangan terhadap keperluan orang ramai, mengelakkan penduaan rekod, mengurangkan urusan tidak perlu dan memelihara kerahsiaan serta keselamatan. Impak yang diterima dari pihak kerajaan ialah akan meningkatkan kualiti perkhidmatan yang lebih baik dan intensif.
c) Pencapaian maklumat melalaui rangkaian elektronik
Keupayaan mengakses maklumat adalah faktor penting dalam dunia rangkaian elektronik pada masa kini. Rangkaian, terutamanya internet merupakamn peralatan utama untuk melaksanakan tugas-tugas penyebaran maklumat. Internet pada hari ini bukan sekadar mengandungi prasarana maklumat sesebuah negara seperti rangkaian jaring yang dibangunkan oleh Mimos, tetapi turut mengandungi sistem telefon dan penyiaran serta prasarana maklumat global. Prasarana inilah yang memastikan sesebuah negara membangun seperti Malaysia untuk bersedia menerima kehadiran era maklumat.
Contohnya sesebuah syarikat yang sudah mempunyai sambungan ke internet akan mendapat kelebihan dari sudut penggunaan kemudahan telekomunikasi berkelajuan tinggi dan berpeluang untuk belajar secara langsung bagaimana untuk mengurus sesebuah organisasi yang terangkai. Seterusnya organisasi dapat memanfaatkan teknologi multimedia untuk mempercepatkan pengagihan maklumat.
Rangkaian tidak menjadi satu isu penting kepada para pengguna kerana ianya digunakan dalam pejabat, syarikat besar dan IPT. Rangkaian memudahkan komputer disambung antara satu sama lain untuk perkongsian maklumat dan data. Rangkaian bukan sahaja melibatkan komputer tetapi perkakasan lain seperti kad rangkaian dan talian serta perisian.
Teknologi aliran data semakin maju kerana data-data dihantar dengan cepat dan selamat melalui penggunaan ISDN, Ethernet, ATM, WAN tanpa wayar dan bingkai penyampai. Gabungan kedua-dua teknologi dipanggil Intranet dimana pengguna rangkaian akan menggunakan antaramuka internet untuk mencapai data.
d) Perkongsian Perniagaan
Perkembangan penyediaan komersial dan meningkatnya penggunaan akademik ke atas rangkaian akan menjadi pemangkin kepada sistem maklumat. Dasar persaingan terbuka di kalangan entiti komersial akan menggerakkan perkembangan teknologi dan perkhidmatan maklumat merentasi internet. Faktor galakan yang turut memberi kesan ialah penggabungan rangkaian telekomunikasi dan rangkaian elektronik yang merangkumi kepakaran teknikal dan penggunaan sektor korporat. Pakar dalam bidang teknologi akan terus mencari penemuan terbaru dan sektor korporat menggunakan kaedah yang memudahkan urusan antara pengguna dan peniaga. Dengan ini mewujudkan perkongsian perniagaan baru dan menghasilkan pelaburan bagi membentuk lebuhraya maklumat. Selaras dengan itu perkhidmatan pengeluaran produk menjadi semakin meningkat.
e) E-Comerce
E-comerce atau perdagangan elektronik bermaksud melakukan urusniaga dalam talian menerusi kemudahan internet. Ia termasuklah membeli barangan menerusi perkhidmatan dalam talian (online) atau internet.
Contohnya pertukaran data secara elektronik membolehkan komputer sebuah syarikat membuat tempahan dan pembelian barangan melalui syarikat pembekal. Manakala urusniaga di peringkat rendah hanya melibatkan pertukaran wang dalam jumlah yang kecil dalam perdagangan elektronik disebut sebagai microcommerce (perdagangan mikro. Contohnya urusniaga yang berkenaan termasuklah pembelian artikel daripada akhbar dan pencarian perkataan atau individu menerusi laman web.
f) Perbankan Dalam Internet
Kebanyakan bank-bank sekarang sudah menjalankan urusniaga melalui Internet. Pihak bank telah menyediakan laman web untuk dilayari oleh pelanggan jika ingin melakukann urusniaga. Pelanggan akan memasukkan nombor pengenalan peribadi (PIN) seperti yang biasa dilakukan jika ingin mengambil wang di mesin ATM. Walau bagaimanapun, sesebuah laman web yang disediakan oleh pihak bank memerlukan tahap keselamatan yang tinggi bagi menjamin urusniaga yang dijalankan.
Selain daripada laman web, terdapat juga perisian pengendalian peribadi seperti Microsoft Money, Managing Money, Simply Money dan lain-lain yang berupaya membuat penyambungan terus kepada Internet yang membenarkan pengguna berhubung dengan pihak bank.
Kebaikan perbankan dalam Internet ialah memberikan keselesaan, keselamatan dan kepantasan kepada pengguna untuk berurusniaga. Di antara kemudahan perbankan yang diperolehi ialah kepelbagaian akaun, pembayaran secara elektronik, pemindahan dana, pednyata saham, pexngemaskinian pelaburan dan permintaan buku cek.
PENYARINGAN MAKLUMAT
Proses penyaringan maklumat merupakan bagaimana maklumat disaringkan sedia ada sekarang telah membolehkan proses penyaringan maklumat dilakukan dengan mudah, tepat, selamat dan ekonomik kepada semua pengguna.
Dengan penyaringan maklumat, kita dapat mengetahui tentang kepentingan keselamatan undang-undang maklumat berdigital, komunikasi melalui internet, E-Dagang, Enskripsi e-mel dan sebagainya. Oleh itu pengguna perlu menerima revolusi penyaringan maklumat seiringan dengan kemajuan teknologi maklumat.
a) Teknologi Rangkaian Maklumat
Rangkaian komputer adalah antara teknologi utama dalam teknologi maklumat pada masa kini. Teknologi tersebut pada awalnya hanya digunakan dikalangan masyarakat yang berminat kepada teknologi baru, tetapi hari ini ia-nya menjadi antara teknologi yang mendapat tempat di kalangan lapisan masyarakat. Malah masyarakat perniagaan dan industri juga menggunakan dan menfaatkan teknologi tersebut secara meluas.
Sebelum rangkaian teknologi maklumat diperkenalkan serta digunakan secara meluas, kebanyakan komputer peribadi berfungsi sebagai sebuah komputer tunggal. Bagi pengguna yang hanya menggunakan komputer tunggal akan mengalami kesukaran untuk berkongsi perisian dan fail. Perkongsian tersebut hanya dapat dilakukan dengan menggunakan media storan yang dapat dialihkan seperti disket. Tetapi kini, dengan adanya teknologi rangkaian maklumat segala perkongsian dapat dpat dilakukan dengan cepat dan mudah. Perkongsian, penyalinan dan penghantaran perisian dan fail dapat dilakukan secara talian tau rangkaian.
Dalam teknologi rangkaian maklumat terdapat dua jenis rangkaian yang digunakan iaitu Rangkaian Kawasan Setempat (LAN) dan Rangkaian Kawasan Luas (WAN). LAN biasanya terhad kepada batasan geografi yang kecil. Misalnya rangkaian yang meliputi sesebuah pejabat, bangunan atau kampus. Manakala WAN biasanya membabitkan rangkaian dalam linkungan geografi yang luas. Contohnya di antara dua bandar atau negeri atau negara.
b) Teknologi Penghantaran Maklumat
Kini dunia internet telah mengalami beberapa perkembangan dari segi pembangunan aplikasi, peningkatan pengguna dan teknologi penghantaran maklumat. Dengan jumlah bilangan pengguna yang kain bertambah maka keperluan kepada lebar jalur yang pantas dan besar adalah diperlukan untuk mengatasinya. Dua perkembanga penting dalam proses penghantaran maklumat ialah :
c) Teknologi Pengedaran Dalam Pelbagai Saluran (MMDS)
Dengan kebolehan membawa maklumat diantara 35 – 100 kali lebih pantas berbanding dengan menggunakan sistem wayar, teknologi pengedaran pelbagai saluran atau sistem Multi-Point Multi Distribution (MMDS) merupakan saluran penghantaran data berkelajuan tinggi yang memberikan banyak kemudahan dan kebaikan. Sistem MMDS mempunyai kebolehan menghantar sebanyak 15 klip video secara langsung pada kelajauan yang pantas secara serentak.
MMDS adalah merupakan teknologi tanpoa wayar yang lebih murah berbanding dengan talian telefon. Penggunaan yang paling ketara ialah bagi pendidikan di sekolah-sekolah di Malaysia . Menurut Menteri Pendidikan Malaysia, Datuk Seri Najib Tun Abdul Razak, semasa menghadiri satu sesi pertunjukan sistem MMDS di Kuala Lumpur, beliau menyatakan “Teknologi tanpa wayar adalah sesuai untuk sekolah Bestari kerana ia membenarkan sidang video secara langsung di antara pelajar dan pensyarah pada banyak tempat yang berbeza termasuk kawasan pendalaman”.
Kebanyakkan sistem ini menggunakan kaedah pancaran digital. MMDS beroperasi pada spektrum frekuensi antara 2.5 GHz – 2.68 GHz dengan kuasa antara 2 – 100 watt. Kelebihannya ialah ia mempunyai frekuensi yang tinggi dari frekuensi penghantaran isyarat televisyen. Disamping itu MMDS menawarkan beberapa kelebihan lain seperti penyelarasan pantas, capaian yang lebih baik, kos prasarana yang murrah dan penghantaran data yang pantas.
Teknoloogi ini juga membenarkan perkhidmatan perkhidmatan seperti CATV, Rangkaian Kawasan Metropolitan (MAN) tanpa wayar, penyiaran data, sidang video dan audio, Rangkaian Maya Persendirian (VPN) dan pembelajaran jarak jauh. Teknologi berinovasi ini dipelopori oleh Mega TV, TV3 dan Mimos Berhad.
d) Prasarana Tulang Belakang Internet Terpantas
Perkembangan yang mendapat perhatian dalam komuniti internet, terutamanya kepada sesebuah organisasi ialah perletakan dan siapnya prasarana tulang belakang yang terpantas di dunia. Di Malaysia, SuperJaring yang mempunyai kepantasan membawa beban pada kadar 2.5 Gbps yang dapat menjadikan Malaysia bersedia menerima ekonomi digital di alaf baru.
SuperJaring merupakan rangkaian gentian menerusi IP (Internet Protocol) yang merentasi Semenanjung Malaysia, bermula dari Pulau Pinang , Kuala Lumpur dan berakhir di Johor Bharu sepanjang 700 km. Antara yang penting SuperJaring ialah berupaya menyediakan perkhidmatan bagi generasi akan datang seperti telefon internet, rangkaian persendirian maya IP, pembelajaran jarak jauh dan teleperubatan. Dengan ini masyarakat dunia dapat menggunakan kemudahan ini secara terbaik dan memperolehi manfaat dengan sebaik mungkin.
e) Keselamatan Maklumat Digital
Maklumat merupakan satu aset yang terpenting bagi setiap individu seperti ahli perniagaan, broker saham, ahli politik dan penulis. Maklumat juga dianggap kritikal ketika membuat keputusan atau penyelesaian masalah agar keputusan yang dibuat lebih baik dan sesuai dengan keadaan. Malahan di zaman moden ini maklumat diibaratkan sebagai kuasa yang dapat menentukan jatuh bangunnya sesebuah kerajaan. Manakala internet adalah teknologi yang dapat menyalurkan maklumat dengan pantas dan terkini kepada seluruh pelusuk dunia.
Secara umumnya maklumat digital boleh dikategorikan sebagai maklumat ilmiah, maklumat umum, maklumat peribadi dan maklumat perdagangan. Antar kempat-emapt maklumat tersebut, maklumat perdaganganlah yang dianggap maklumat sulit dan penting seperti maklumat urusniaga dan nombor kad kredit. Maklumat-maklumat seperti ini sewajarnya dijaga dengan teliti dengan menggunakan sistem kawalan yang boleh dipercayai.
f) Keselamatan E-Dagang
Suatu ketika dahulu, seorang penggondam komputer (Hacker) telah berjaya memecah masuk ke dalam sebuah sistem jualan internet yang dikawal rapi dan mengambil ratusan nombor kad kredit milik pengguna. Secara langsung pihak media telah memperbesarkan isu ini dan orang ramai yang tertanya-tanya adakah selamat untuk memberikan nombor kad kredit mereka menerusi talian internet.
Sebenarnya tiada perbezaan antara pemberian nombor telefon kepada seseorang dan memasukkan nombor kad kredit menerusi sebuah laman web. Setiap urusniaga melaluyi internet memerlukan nombor kad kredit ahli yang kemudiannya disimpan dalam sebuah pangkalan data di mana jumlahnya meningkat dari masa ke semasa.
Konsep e-kredit dan e-tunai boleh dikatakan serupa dan ia memerlukan pengguna memiliki sebuah akaun dengan syarikat penyedia e-tunai tersebut dan membeli barangan melalui peniaga yang berdaftar dengan mereka. Jika pengguna membuat pembelian menerusi talian, bayaran akan dikenakan menerusi kad kredit mereka dan pihak penyedia akan menyediakan kawalan khusus untuk keselamatan maklumat kad kredit tersebut. Ciri keselamatan itu dibekalkan dalam pelbagai bentuk dan ia boleh mengenkripsikan maklumat kad kredit pengguna apabila ia dialirkan daripada komputer menerusi Web dengan perlindungan kod-kod keselamatan. Apabila pengguna mendaftarkan diri, maka sebuah kata laluan akan diberikan dan pengguna akan memiliki sebuah dompet maya yang dipenuhi dengan kad kredit. Jika pengguna berurusniaga menerusi talian, pengesahan identiti mereka akan akan dilakukan menerusi kata laluan tersebut sebelum mendapat kelulusan dan keizinan pihak bank terbabit untuk meneruskan proses urusniaga.
Satu lagi kaedah ialah penggunaan kunci keselamatan yang lebih ketat lagi bagi makulmat-maklumat pengguna selain bertindak sebagai orang tengah ketika para pengguna membeli-belah. Melalui kaedah ini nombor kad kredit pengguna tidak akan mengalir dalam dunia siber dan terhindar dari ancaman para penggondam. Kaedah ini dilakukan dengan mendaftarkan nombor kad kredit kepada First Virtual melalui telefon dan anda akan menerima nombor Virtual Pin.
Apabila pengguna membeli-belah, mereka hanya perlu memasukkan nombor PIN tersebut sahaja. Pihak peniaga pula akan mengesahkannya dengan pihak First Virtual sebelum proses urusniaga dijalankan. Sistem ini dikatakan baik kerana ia tidak perlu memasukkan nombor kad kredit pengguna menerusi talian dan ini dapat mengelakkan maklumat tersebut daripada dicuri.
Walaupun perdagangan elektronik (e-dagang) masih belum dilaksanakan secara meluas, namun ianya mempunyai potensi dan prospek yang baik di masa hadapan. Manakala penggunsaan kad kredit elektronik akan mendapat perhatian dengan dilengkapi dengan ciri-ciri keselamatan seperti penggunaan kod mesej, nombor rahsia dan pengenalan pembeli secara elektronik. Verisign dan Secure Electronic Transaction (SET), asing-masing merupakan sebuah perisian penyelesaian dan sebuah piawaian keselamatan bagi urusniaga yang menggunakan kad menerusi rangkaian terbuka seperti internet. Piwaian SET telah dibangunkan oleh Visa dan MasterCard melalui kerjasama pihak Microsoft dan IBM. Melalui kaedah ini nombor kad kredit pengguna tidak lagi dialirkan melalui Internet sebaliknya ia akan diwakili oleh kod-kod tertentu sahaja.
g) Enskripsi e-mel
Anda tentu tidak suka jika e-mail anda dibaca oleh orang lain, lebih-lebih lagi jika ia bersifat privacy. Bagi pengguna yang mementingkan privacy dan keselamatan yang menyeluruh bagi e-mail mereka, kini terdapat penyelesaiannya di mana Pretty Good Privacy (PGP) boleh digunakan. PGP ini akan membenarkan pengguna untuk mengubah kandungan e-mail mereka agar ia tidak boleh dibaca secara langsung kerana telah dienkripsikan.
h) Keselamatan Rangkaian
Keselamatan rangkaian juga merupakan isu yang penting di dalam teknologi penghantaran maklumat. Kebanyakan sistem komputer sekarang menggunakan penyelesaian popular seperti Windows NT, Novell Netware dan Lotus Notes. Bagi sesebuah rangkaian yang melibatkan capaian internet, penyelesaian linux selalunya digunakan bagi memudahkan komputer-komputer memiliki IP yang sama. Bagaimanapun sebuah sistem Firewall perlu dipasangkan untuk menghalang penggondam memasuki sistem rangkaian. Di samping itu terdapat pelbagai jenis perisian pelayan internet seperti Apache yang boleh digunakan untuk meningkatkan ciri-ciri keselamatan.
Wednesday, June 24, 2009
PENGURUSAN
Posted by my143 at 9:42 PM 0 comments
Subscribe to:
Posts (Atom)
Posts
